Wywiad z Ulą Korkmaz – specjalistką ds. rekrutacji

Transkrypt z wywiadu z Ulą Korkmaz

Witajcie kochani! Z tej strony Agnieszka Gajewska z Mindness. Z dzisiejszego wywiadu, do którego zaprosiłam rekruterkę Ulę specjalizującą się w rekrutacji menadżerów, dowiecie się, jakie pytania zadawać podczas spotkań rekrutacyjnych. Ula Korkmaz opowie Wam o swoim doświadczeniu o tym, czy są jakieś triki, specjalne pytania, które powiedzą nam, kim jest osoba po drugiej stronie.

Oczywiście to, jak rekrutować psychoterapeutów czy psychiatrów wiecie najlepiej, jeżeli chodzi o ich doświadczenie branżowe, natomiast czasem warto sprawdzić, jakiego typu pracownik będzie u nas pracował. Zatrudniacie nieraz kierowników ośrodków, kierowników administracji, księgowe, osoby, które nie są stricte związane z branżą psychologiczną czy psychoterapeutyczną, ale muszą być w obsadzie. Wasza wiedza na temat drugiego człowieka jest ogromna, jednak wiedza rekrutacyjna jest trochę innym obszarem, który również warto zgłębiać, będąc właścicielem własnego biznesu. Zapraszam.

Bardzo ciekawe pytanie. Na pewno osoby po psychologii będą bardzo dobrymi kandydatami do działu HR. Dużym plusem jest tutaj background, który psycholog ma, wiedza, jaką posiada, umiejętność diagnozowania osobowości potencjalnych kandydatów. Psycholog to osoba, która, jeżeli jest psychologiem z pasją, lubi ludzi, lubi słuchać ludzi, potrafi odpowiednio zadawać pytania, żeby ich otworzyć i tym samym dobrze poznać.

To, czego może brakować albo nad czym psycholog musiałby się skoncentrować na początku swojej drogi jako rekruter, to są pewne narzędzia, techniki, zasady, którymi my się kierujemy. Poczynając od tego, gdzie szukamy, jak szukamy, gdzie się ogłaszamy, jak konstruujemy wiadomości do kandydatów poprzez to, jak prowadzimy rozmowę, o co możemy pytać, a o co nie. To jest jednak trochę inna materia, po której się poruszamy, taka stricte zawodowa. Są pewne pytania, których z racji, chociażby prawa, nie możemy zadać.

Powiedziałabym, że nie można pytać o jego osobiste preferencje. Podałaś ekstremalny przypadek. Ja mówię o typowym kandydacie, kiedy ktoś szuka, np. osoby do recepcji. Natomiast pewnie w takiej sytuacji, w jakiś ogólny sposób moglibyśmy zapytać o to, jakie kandydat ma podejście do tematu. Powiedziałaś o bardzo wyjątkowej sytuacji. Tutaj akurat specyfika danej działalności zobowiązuje, aby poznać perspektywę kandydata. Trudno, aby jakiegoś homofoba zatrudnić na tego typu stanowisko. Tu zapewne trzeba byłoby ten temat poruszyć. Z drugiej strony wyobrażam sobie, że nie zgłosiłyby się osoby o poglądach przeciwnych.

Natomiast kiedy rekrutujemy recepcjonistkę, logopedę, psychologa czy pracownika call center, to o pewne aspekty, poglądy nie powinniśmy pytać. Psycholog, poznając techniki, narzędzia docierania do kandydatów, konstrukcje rozmów, na pewno będzie fantastycznym rekruterem. Trochę takiego warsztatu stricte HR-owego i myślę, że bardzo fajnie odnajdzie się w takiej roli.

Tak. Polecam przygotować taką strukturę przed spotkaniem rekrutacyjnym. W zasadzie po to, żeby ułatwić sobie porównanie kandydatów i później podążać podobną ścieżką. Wybierzmy sobie pytania, które zadamy wszystkim kandydatom. Oczywiście rozmowa może potoczyć się w różny sposób. Ludzie sami zahaczają o pewne wątki, które podejmiemy. Także to nie będzie idealnie tak jeden do jednego. Natomiast ja sugeruję przygotować się do rozmowy.

Jeśli chodzi o jej strukturę, to rozmowa oczywiście ma jakieś otwarcie. Na początku powinniśmy się przedstawić, aby kandydat wiedział, z kim rozmawia. Jeżeli nie jesteśmy jedyną osobą, która prowadzi rekrutację, to przedstawmy osobę towarzyszącą. Powiedzmy, jaka jest jej rola, kim ona jest w firmie. Najgorsze co można zrobić to zostawić kandydata w poczuciu, że siedzi przed nim jakaś komisja, a on nie wie, kim są te osoby i jaki mają wpływ na jego ewentualną karierę w firmie. Dobrze jest przedstawić się, powiedzieć mniej więcej, jak rozmowa będzie wyglądała, ile czasu zajmie, że za chwilę zadamy pytania, potem trochę opowiemy o stanowisku, że będzie czas na zadawanie pytań do nas. Tak bym to podzieliła: otwarcie, pytania do kandydata i pytania ze strony kandydata.

O samej firmie i stanowisku najlepiej nie opowiadać na początku rozmowy. Raczej zostawmy to na tą część po pytaniach. Kandydaci mają taką tendencję, jeżeli są wystarczająco sprytni, a wielu z nich jest, że dostosowują swoje odpowiedzi pod nasze pytania, pod nasz opis stanowiska. Jeżeli powiemy na wstępie, że to stanowisko wymaga dużej atencji na szczegóły, to kandydat będzie nam próbował udowodnić, że ją ma. Specyfikę stanowiska i warunków, w jakich osoba będzie pracowała, zostawiłabym na część po pytaniach.

Ważne są trzy rzeczy. Pierwsza bardzo ważna to nazwa stanowiska. Wydaje mi się ona kluczowa. Wielu kandydatów wyszukuje ogłoszenia rekrutacyjne właśnie po nazwie stanowiska. To, czy nazwiemy stanowisko przedstawiciel handlowy, czy kierownik sprzedaży, recepcjonistka czy pracownik obsługi klienta albo asystentka naprawdę ma znaczenie. Po pierwsze takie, że jeżeli ktoś szuka stanowiska recepcjonistki, a my ogłosiliśmy nabór na stanowisko specjalista ds. obsługi klienta, to ta druga nazwa się nie wyszuka. Przynajmniej w tym pierwszym wyszukiwaniu. Nazwa stanowiska w mojej ocenie jest kluczowa. Trzeba bardzo dobrze przemyśleć, jak chcemy je nazwać. Dobrze, aby od razu po samej nazwie, było wiadomo, jaka to jest rola.

Druga rzecz to wymagania, które prezentujemy w ogłoszeniu. Tutaj znowu trzeba bardzo dobrze wyważyć, żeby nie przesadzić ani w jedną, ani w drugą stronę. W ogłoszeniu dobrze jest umieścić na pierwszym miejscu te wymagania, które są dla nas najistotniejsze tzw. musty, bez których kandydat sobie w tej roli nie poradzi. W zależności od tego, kogo szukamy i na jakie stanowisko to może być doświadczenie, umiejętności komputerowe, znajomość języka, certyfikaty, konkretna edukacja. Wymieńmy kluczowe rzeczy w ogłoszeniu. Jeżeli mamy całą masę innych oczekiwań, które chcielibyśmy, żeby kandydat miał, ale nie są one kluczowe, to albo bym je odpuściła, albo zredukowała do dosłownie dwóch, trzech najistotniejszych.

Da się. Na pewno się da! 😊 Znam wiele przykładów na to, że można podczas godzinnej czy dwugodzinnej rozmowy wybrać właściwą osobę. To do czego zachęcam, to poświęcenie na rekrutację odpowiedniej ilości czasu, przygotowanie się do niej. Na pewno ważne jest spotkanie twarzą w twarz z kandydatem. Nie ograniczajmy się tylko do rozmowy telefonicznej. Oczywiście, jeżeli mamy kilka, kilkanaście zgłoszeń i nie możemy poświęcić czasu na spotkanie z każdym kandydatem, przeprowadźmy wstępne rozmowy telefoniczne. One dużo wnoszą. Dużo możemy się o kandydatach dowiedzieć. Potem można dokonać wstępnej selekcji.

Jeżeli po jednym spotkaniu nadal mamy wątpliwości, nie bójmy się odbyć kolejnego. Może warto dołączyć do tego spotkania kogoś, kto ma inne spojrzenie, zwróci uwagę na inne aspekty i wspólnie podejmiemy decyzję. To nie musi być tak, że w 60 minut czy 45 minut trzeba podjąć decyzję rekrutacyjną. Jeżeli możecie, macie takie możliwości zróbcie symulacje. Na przykład, jeżeli rekrutujemy recepcjonistkę, to może być symulacja rozmowy z klientem.

Osobiście nie jestem fanką tego typu pytań. W mojej ocenie niewiele wnoszą do obrazu kandydata. Obecnie kandydaci bardzo dobrze przygotowują się do rozmów. Oglądają filmiki na YouTubie, gdzie są informacje jak odpowiadać na tego typu pytania. Mam wrażenie, że podchwytliwe pytania naprawdę niewiele wnoszą. Potrafią jedynie zestresować kandydata.

Naszą rolą też nie jest upokorzenie człowieka czy wprowadzenie go w niekomfortowe samopoczucie. Rozmowa kwalifikacyjna to dialog dwóch stron. My również w pewien sposób prezentujemy się kandydatowi jako potencjalne miejsce, w którym miałby spędzać codziennie sporo czasu.

Nie jestem miłośniczką podchwytliwych pytań. Spotykam się z menadżerami, którzy lubią je zadawać. Jeden z nich zadawał kiedyś kandydatom pytanie – „jak policzyliby stacje benzynowe w Warszawie?”. Menadżerowie lubią czasem zaskakiwać kandydata. Przygotowując tego typu pytania, pomyślałabym, co chcę osiągnąć, uzyskać? Co da mi odpowiedź?

Jeżeli chcemy ją sprawdzić to ok, zadajmy takie pytanie. Natomiast równie dobrze można to sprawdzić, zadając pytania dotyczące takich sytuacji, np. jak kandydat sobie z nimi radził.

Nie mówiłam jeszcze o tym, że jest też możliwość sprawdzenia referencji kandydatów. Jeżeli macie kandydatów posiadających już jakieś doświadczenie zawodowe możecie poprosić ich o numery telefonów do byłych pracodawców, współpracowników i popytać, jak radził sobie w różnych sytuacjach, które są dla Was istotne.

Muszę powiedzieć, że tak nie jest. Tu również potrzebna jest umiejętność właściwego zadawania pytań osobie, do której dzwonimy. Nie chodzi o to, żeby zadzwonić i zapytać, jakie były mocne strony tej osoby tylko na przykład powiedzieć, że pracujemy w środowisku, w którym jest dużo stresu, zdarzają się trudni klienci i chcielibyśmy wiedzieć, jak sobie, dajmy na to, Paweł w takich sytuacjach radził. Ludzie bardzo często otwierają się, podają przykłady, analizują na głos, jak rzeczywiście ta osoba radziła sobie w danej sytuacji.

Czasami, aby podejść trochę osobę dającą mi referencje, robię tak, że mówię, że rozważamy jego kandydaturę na dwa stanowiska albo na kilka. Proszę, żeby powiedziała mi, jakie są jej mocne strony, w czym sobie dobrze radziła, w czym nie i może wtedy to dostosujemy. W ten sposób otwieram kandydata. Nie zawężam, że musi umieć to i w takich sytuacjach sobie radzić, tylko pokazuję szerzą perspektywę.

Pamiętajmy o tym, że kandydat też nas rekrutuje. Mamy rynek pracownika. Kandydat często wybiera spośród kilku ofert. Pamiętajmy o tym, żeby opowiedzieć mu o firmie. Opowiedzieć mu prawdę o stanowisku, o naszych oczekiwaniach, żeby nie było potem rozczarowania i straty czasu dla obu stron. Warto fajnie się zaprezentować, ale tak jak mówię uczciwie. Nie mówmy, że coś mamy, jeżeli tego nie mamy. Nie mówmy, że coś tolerujemy i wspieramy, jeżeli jesteśmy temu przeciwni, bo to prędzej czy później wyjdzie, budzi frustrację, niezadowolenie i de facto rozstanie. To jest kluczowe, aby pamiętać, że my też musimy się dobrze zaprezentować.

Wracając do struktury rozmowy, o którą mnie pytałaś, na pewno na takiej rozmowie poświęciłabym parę ładnych minut na opowiedzenie o tym, jak pracujemy, czego będziemy oczekiwać od kandydata. Oczywiście to jest na pewnym poziomie ogólności. Nie musimy wchodzić w szczegóły, ale warto o tym opowiedzieć. Zaprezentujmy pokrótce, jaką mamy kulturę w firmie. Opowiedzmy, czego kandydat może się u nas spodziewać. To może go zachęcić do tego, żeby wybrał nas, a nie kogoś innego. Bądźmy sobą. Uśmiechajmy się. Nie lubię rekrutacji, gdzie siedzą rekrutujący z kamiennymi twarzami. To już nie te czasy. To powinna być fajna, partnerska rozmowa, podczas której się poznajemy. Wybierajmy kandydatów, patrząc na ich kompetencje, ale też takich, co do których czujemy, że jest nam z nimi po drodze, bo jednak tych godzin pracy będziemy spędzać wiele.

Powiedziałabym, że to jeden z najtrudniejszych aspektów do sprawdzenia podczas rozmowy. Oprócz tego, że jak mówiłam, można próbować sprawdzić referencje i o to zapytać możemy przygotować jakieś zadania pozwalające nam sprawdzić, czy ktoś ma tą atencję na szczegóły. Na pewnych stanowiskach dokładność może być kluczowa i możemy ją zweryfikować jakimś testem. Jednak podejście do pracy, punktualność, rzetelność, informowanie trudno jest sprawdzić.

Podczas zadawania pytań behawioralnych może nam się ten aspekt przewinąć. Bardzo ważne jest jasne powiedzenie, czego oczekujemy. Rekrutując do działu call center bardzo jasno i wyraźnie mówimy kandydatom, że będą pracowali na zmiany, że nie można się spóźniać, że trzeba być wcześniej, aby się zalogować. Od początku bardzo jasno przedstawiamy oczekiwania. Pytamy, czy to im odpowiada.