Prowadzisz gabinet? Jesteś sobie sterem, żeglarzem, okrętem? Masz dużo obowiązków i wrażenie, że ich nie ogarniasz? Przychodzę z pomocą! Poznaj narzędzia ułatwiające organizację pracy i poprawiające jej wydajność.
Organizacja pracy to nie lada wyzwanie, zwłaszcza gdy grafik wypełniony po brzegi sesjami, a do tego dochodzą obowiązki związane z zarządzaniem gabinetem i jego promocją. Narzędzia, o których opowiem w tym artykule, pomogą Ci lepiej zarządzać zadaniami, usprawnić komunikację, zautomatyzować działania w social mediach i zaoszczędzić czas, który od tej pory będzie pod kontrolą. 😉 Z pewnością znajdziesz wśród nich coś dla siebie.
Zorganizuj się i sprawniej zarządzaj zespołem
„Odkładanie na później to największy złodziej. Kradnie Twój czas, sukcesy, cele, życie…”
Brian Tracy
Prokrastynacja to prawdziwy wróg organizacji. Jeśli również toczysz z nią nierówną walkę mam dla Ciebie sprzymierzeńca!
Nozbe – polskojęzyczne narzędzie do zarządzania zadaniami. Pomocne będzie, jeśli planujesz i realizujesz różne projekty, delegujesz zadania związane z rozkręcaniem gabinetu innym osobom lub prowadzisz centrum psychologiczne i zarządzasz zespołem.
Pozwala na:
- tworzenie list zadań i planowanie terminu ich realizacji
- otrzymywanie powiadomień na telefon lub mail
- przydzielanie zadań współpracownikom
- priorytetyzację zadań
- synchronizację z dokumentami Google
- synchronizację z Kalendarzem Google.
W wersji bezpłatnej możesz prowadzić maksymalnie 5 projektów. Wersja płatna daje więcej możliwości. Oczywiście aplikację Nozbe możesz również pobrać na telefon, by mieć ją zawsze pod ręką.
Usprawnij komunikację!
„Komunikacja ma olbrzymi wpływ na nasze codzienne życie, ponieważ to dzięki niej tworzymy związki z wieloma osobami, w różnych kontekstach społecznych i zawodowych.” „Komunikacja między ludźmi. Motywacja, wiedza i umiejętności.”
Urszula Jakubowska
Sprawna komunikacja z klientami, współpracownikami to dla mnie podstawa dobrej organizacji i zarządzania w firmie. Niewątpliwie, gdy nie działa, tracimy wiele czasu na ponowne ustalenia i kręcimy się w kółko, zamiast iść do przodu. W związku z tym przedstawiam narzędzie, które pomoże Ci ją usprawnić.
WhatsApp – to bezpłatny komunikator, z którego korzysta ponad miliard osób w ponad 180 krajach!* Umożliwia szybką komunikację poprzez wiadomości tekstowe lub nagrania głosowe.
Pozwala również na prowadzenie rozmów w czasie rzeczywistym (osoba, z którą chcesz się komunikować, musi być użytkownikiem WhatsApp). Sama korzystam z niego codziennie, komunikując się z moim zespołem.
Aplikacja umożliwia również:
- tworzenie grup, dzięki czemu możesz komunikować się w większym gronie
- wysyłanie zdjęć i nagrań video
- udostępnianie dokumentów.
Istnieje również wersja dla biznesu WhatsApp Business dedykowana dla małych i średnich firm. Pomaga ona w sprawnej obsłudze klientów i pozwala na wysyłanie im powiadomień.
Zautomatyzuj social media!
Planowanie postów w social mediach zabiera wiele czasu. Jeśli chcesz usprawnić ten proces, zacznij używać narzędzi do planowania postów w mediach społecznościowych. Ich automatyzacja to ogromna oszczędność czasu, który możesz przeznaczyć np. na sesje z klientami. Z pewnością odpowiednie zarządzanie mediami społecznościowymi to jeden z najlepszych sposobów na szybkie zwiększenie ruchu na stronie gabinetu. Oto narzędzia, które Ci w tym pomogą:
- Hootsuite – płatne narzędzie do planowania publikacji w mediach społecznościowych m.in. na Facebooku, LinkedIn czy Instagramie. Pozwala zarządzać i śledzić aktywności na wszystkich profilach oraz sprawdzać statystyki.
Przez 30 dni możesz testować je za darmo. Zarządzać zaplanowanymi postami można również za pomocą aplikacji mobilnej Hootsuite zainstalowanej w telefonie.
- Later – to narzędzie, które świetnie sprawdza się do planowania postów na Instagramie. 30 postów w miesiącu jest bezpłatnych.
Aby opublikować post, otrzymujesz powiadomienie na telefon, ponieważ regulamin Instagrama nie zezwala na ich automatyczną publikację.
Kontroluj czas pracy!
„Czas jest naturalnym surowcem, który dostajesz od życia. Jak przetwarzasz ten surowiec?”
Brian Tracy
Często mówi się o nim, że przecieka przez palce i jest zasobem nieodnawialnym. Czas, bo o nim mowa jest dziś na wagę złota. Kontrolowanie go jest niezwykle ważne w przypadku przedsiębiorcy. Łatwo stracić balans pomiędzy życiem a pracą pracując u siebie, ale o tym z pewnością wiesz. 😊 W zapanowaniu nad czasem pomoże Ci kolejne narzędzie.
Toggl to aplikacja online pozwalająca mierzyć czas pracy. Zaczynasz pracę nad jakimś projektem? Realizujesz zadania związane z rozkręcaniem gabinetu?
Uruchom aplikację i odmierzaj czas. Przerywasz pracę lub kończysz? Zatrzymaj czas. Potem powiedz sobie „sprawdzam!” i zobacz, ile czasu poświęcasz na pracę, a ile zabierają Ci rozpraszacze.
Projekty, nad którymi pracujesz, możesz opisywać, dzięki czemu łatwo skontrolujesz, ile czasu zajęła Ci praca nad każdym z nich.
Aby korzystać z Toggla, potrzebujesz zalogować się na stronie. Jest to narzędzie anglojęzyczne, ale jego obsługa jest bardzo prosta.
Twórz video to proste!
Coraz częściej mówi się o tym, że Facebook preferuje video. Godnym uwagi jest fakt, że ma ono o 1200% więcej udostępnień niż posty zawierające tekst i statyczne obrazy.* Wykorzystaj je jeszcze bardziej do promowania organizowanych warsztatów, kursów, postów blogowych czy kolejnych odcinków podcastu (o tym, czym jest podcast, pisaliśmy w artykule Podcasty w branży psychologicznej). Poniżej dwa łatwe w obsłudze i intuicyjne narzędzia do tworzenia video.
- Quik – Free Video Editor – aplikacja do tworzenia filmów na smartfonie lub tablecie. Klipy możesz tworzyć z nagrań video i zdjęć. Gdy wgrasz zdjęcia, program pomoże Ci wybrać najlepsze kadry i zaproponuje formę montażu. Możesz również dodać muzykę i tekst.
Wystarczy wkleić link, a program pobierze treść artykułu i stworzy z niego video. Do wyboru jest mnóstwo ścieżek dźwiękowych i zdjęć. Możesz także dodać własne fotografie.
Monitoruj internet!
A gdy już zadbasz o automatyzację publikacji w swoich social mediach i dodasz do nich świetne video, sprawdź, co o Twojej marce mówi się w Internecie. Którymi treściami z Twojego bloga, fanpage’a chętnie dzielą się klienci/firmy.
Narzędziem pozwalającym to kontrolować jest BRAND24 – polskojęzyczna aplikacja do monitoringu Internetu. Pokazuje zebrane na temat Twojej marki wypowiedzi od razu po ich opublikowaniu. Dzięki BRAND24 sprawdzisz, jak działa marketing Twojego gabinetu.
Chcesz więcej? Czytaj dalej!
Chcesz poznać więcej narzędzi usprawniających pracę? Zachęcam Cię do lektury artykułu 14 narzędzi do zarządzania małą firmą, który pojawił się na blogu jakiś czas temu. Piszę w nim m.in. o narzędziach do przechowywania danych, wideokonferencji, księgowości i mailingu.
Podziel się, proszę tym artykułem u siebie. Niech pomaga innym. A jeśli polecasz inne przydatne narzędzia, koniecznie daj znać w komentarzu.
Bądźmy w kontakcie. Dołącz do newslettera, klikając w plusik poniżej.
* https://www.whatsapp.com/about/
** https://freshmail.pl/blog/video-content-w-social-media/
Brakuje Ci inspiracji do rozwoju gabinetu albo informacji do jego otwarcia? A może chcesz mieć więcej klientów? Jaki jest Twój cel?
Jeśli:
- Czujesz, że coś wiesz, ale to się nie składa w całość
- Ze wszystkich stron dostajesz informacje, jak otworzyć czy promować gabinet, ale żadna nie dotyczy tak naprawdę Twojej branży, nie jest Twoja, nie chcesz albo nie lubisz tego typu promocji
to posłuchaj naszego całkowicie bezpłatnego wykładu audio pt: Jak przyciągnąć więcej klientów.
Znajdziesz tam mnóstwo skutecznych wskazówek, jak odnaleźć swoją wewnętrzną misję, a następnie dotrzeć z nią do Twojego wymarzonego klienta. Myślisz o tym? Ale jeszcze nie wiesz do końca, jak to zrobić?
Pobierz bezpłatny podcast
Możesz słuchać tego nagrania biegając, spacerując i zmywając. Kiedy jedziesz do pracy. Albo po prostu, kiedy masz chwilę dla swojego rozwoju.
