Dobra organizacja pracy – narzędzia, które Ci ją ułatwią!

Prowadzisz gabinet lub poradnię? Jesteś sobie sterem, żeglarzem, okrętem? Masz dużo obowiązków i wrażenie, że ich nie ogarniasz? Przychodzę z pomocą! Poznaj narzędzia ułatwiające organizację pracy i poprawiające jej wydajność.

Organizacja pracy to nie lada wyzwanie, zwłaszcza gdy grafik wypełniony po brzegi sesjami, a do tego dochodzą obowiązki związane z zarządzaniem gabinetem lub poradnią i jego promocją. Narzędzia, o których opowiem w tym artykule, pomogą Ci lepiej zarządzać zadaniami, usprawnić komunikację, zautomatyzować działania i zaoszczędzić czas, który od tej pory będzie pod kontrolą. 😉 Z pewnością znajdziesz wśród nich coś dla siebie.

Zorganizuj się i sprawniej zarządzaj zespołem

Prokrastynacja to prawdziwy wróg organizacji. Jeśli również toczysz z nią nierówną walkę mam dla Ciebie sprzymierzeńca! Zainwestuj swoją energię (nawet po godzinach) na wdrożenie poniższych rozwiązań, a długofalowo zyskasz więcej możliwości i czasu do zagospodarowania na czas spędzony z najbliższymi, odpoczynek lub dodatkowe godziny pracy w miesiącu.

Nozbe – polskojęzyczne narzędzie do zarządzania zadaniami, z możliwością zarządzania rezerwacjami oraz prowadzenia notatek z sesji. Pomoże Ci ono usprawnić komunikację oraz zarządzanie gabinetem lub poradnią. Świetnie sprawdza się w zarządzaniu zespołem oraz w przechowywaniu notatek z sesji (dzięki Szablonom)

Nozbe – możliwości

Pozwala na:

• tworzenie list zadań i planowanie terminu ich realizacji (z podziałem na sprawy prywatne, firmowe, sportowe itd.)
• przydzielanie zadań współpracownikom. Dzięki niemu Twoje polecenia nie będą ginąć w gąszczu emaili lub w komunikatorze. Pracownicy będą widzieli bieżące zadania wraz z pożądanym terminem ich realizacji po zalogowaniu się do panelu. Gdy oznaczą oni zadanie jako zrealizowane, od razu będziesz o tym wiedział. Bez wymiany niepotrzebnych maili!
• powiadomienia o zmianie statusu zadania otrzymasz w formie sms-a lub e-maila

• ustalanie priorytetu zadań, dzięki czemu w pierwszej kolejności możesz ustalić najcenniejsze dla Twojego gabinetu zadania i… sprawić, że Ty lub współpracownicy będziecie realizować je w pierwszej kolejności
• synchronizację z Kalendarzem Google (możesz ustawić automatyczne importowanie terminów rezerwacji ze swojego kalendarza Google. Kalendarz Google można zintegrować z kolei z najpopularniejszymi kalendarzami rezerwacji online, takimi jak Bookero, Reservio i inne. Dzięki temu wszystkie rezerwacje automatycznie pojawią się w Nozbe!)
• przechowywanie notatek z sesji z klientami przy pomocy dowolnie zdefiniowanych Szablonów
• Wszelkie dane, które wprowadzasz w Nozbe są szyfrowane, a zabezpieczenia serwera są zgodne z normą PCI stosowaną w bankowości. Dzięki temu nie musisz się martwić kwestią bezpieczeństwa danych osobowych twoich klientów oraz notatek z sesji.

Tworzenie szablonów w Nozbe

Na zrzucie ekranu poniżej zobaczysz w jaki sposób stworzyć projekt, będący notatkami dotyczącymi klienta „Jan Kowalski” w Nozbe. Mam nadzieję, że zainspiruje Cie do stworzenia własnych, dopasowanych do Ciebie rozwiązań. Przedstawiony szablon, dla każdego nowego klienta pozwala na automatyczne stworzenie gotowych pól m.in. o tym:

• Ile czasu trwa jego sesja i jak często się powtarza (1h co tydzień)
• Kiedy będzie nabliższe spotkanie (15 czerwca)
• Jaki jest jego stan cywilny
• Jaka jest postawiona diagnoza
• Jaki jest plan na następną sesję (Do zrobienia na następną sesję)
• Jakie są kluczowe informacji i w nioski z pracy (Notatki z sesji)

Nozbe posiada bezpłatny, 30-dniowy okres testowy. W przypadku niewielkich gabinetów polecamy skorzystać z pakietu Nozbe Personal. Dla poradni bardziej sprawdzi się Nozbe Teams. Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Szybkie notatki, czyli Evernote

Evernote to aplikacja pozwalająca szybko dodać notatki z sesji i zachować je na serwerze. Pozwala ona na dostęp do nich z wielu urządzeń, na większość znajdziesz dedykowane aplikacje.

Jej wyróżnikiem bez wątpienia są:

• wygoda użytkowania. Evernote jest proste w obsłudze, pozwala na łączenie notatek (np. tworząc historię pracy z danym klientem), czy wyróżnianie poprzez dodawanie znaczników (możesz nimi oznaczyć notatki jako np. „ważne”).
• możliwość przechowywania nagrań głosowych (np. jeśli chcesz szybko nagrać ważne informacje lub plany na następne spotkanie pomiędzy sesjami)
• integracja z wspomnianym wcześniej Nozbe (dzięki czemu stworzone w Evernote notatki automatycznie wysyłane są do, wybranego powiązanego z nią projektu)
• funkcja skanowania plików PDF i JPG i wyszukiwania w nich treści. Dzięki niej możesz np. zeskanować historię choroby, czy wypis ze szpitala lub inne ważne dokumenty klienta i załączyć je do notatki. Funkcja wyszukiwarki umożliwi Ci przeszukiwanie ich treści. Rozczyta ona nawet odręczne pismo!
• możliwość łatwego wycinania fragmentów stron WWW i dodawania ich do notatek, dzięki wbudowanemu narzędziu.

Evernote możesz używać w podstawowej wersji bezpłatnie, lub jeśli masz większe potrzeby (np. skanowanie plików PDF i JPG) w wersjach płatnych. Ceny są bardzo atrakcyjne i wynoszą kolejno dla poszczególnych planów 11zł za miesiąc i 36zł za miesiąc. Więcej informacji znajdziesz pod tym linkiem.

Usprawnij komunikację!

Sprawna komunikacja z klientami, współpracownikami to dla mnie podstawa dobrej organizacji i zarządzania w firmie. Niewątpliwie, gdy nie działa, tracimy wiele czasu na ponowne ustalenia i kręcimy się w kółko, zamiast iść do przodu. W związku z tym przedstawiam narzędzie, które pomoże Ci ją usprawnić.

WhatsApp – to bezpłatny komunikator, z którego korzysta ponad miliard osób w ponad 180 krajach!* Umożliwia szybką komunikację poprzez wiadomości tekstowe lub nagrania głosowe.

Pozwala również na prowadzenie rozmów w czasie rzeczywistym (osoba, z którą chcesz się komunikować, musi być użytkownikiem WhatsApp). Sama korzystam z niego codziennie, komunikując się z moim zespołem. Dzięki temu zaoszczędzam czas – bo szybciej jest nagrać polecenie, niż napisać np. maila. Dodatkowo odsłuchuję wiadomość wtedy, w dogodnym dla siebie momencie, nie przerywając wykonywanych aktualnie zadań.

What’s app umożliwia m.in:

• tworzenie grup, dzięki czemu możesz komunikować się w większym gronie
• wysyłanie zdjęć i nagrań video
• udostępnianie dokumentów.

Zautomatyzuj social media!

Planowanie postów w social mediach zabiera wiele czasu. Jeśli chcesz usprawnić ten proces, zacznij używać narzędzi do planowania postów w mediach społecznościowych. Ich automatyzacja to ogromna oszczędność czasu, który możesz przeznaczyć np. na sesje z klientami. Z pewnością odpowiednie zarządzanie mediami społecznościowymi to jeden z najlepszych sposobów na szybkie zwiększenie ruchu na stronie gabinetu. Oto narzędzia, które Ci w tym pomogą:

• Hootsuite – płatne narzędzie do planowania publikacji w mediach społecznościowych m.in. na Facebooku, LinkedIn czy Instagramie. Pozwala zarządzać i śledzić aktywności na wszystkich profilach oraz sprawdzać statystyki.

Przez 30 dni możesz testować je za darmo. Zarządzać zaplanowanymi postami można również za pomocą aplikacji mobilnej Hootsuite zainstalowanej w telefonie.

• Later – to narzędzie, które świetnie sprawdza się do planowania postów na Instagramie. 30 postów w miesiącu jest bezpłatnych.

Aby opublikować post, otrzymujesz powiadomienie na telefon, ponieważ regulamin Instagrama nie zezwala na ich automatyczną publikację.

Kontroluj czas pracy!

Często mówi się o nim, że przecieka przez palce i jest zasobem nieodnawialnym. Czas, bo o nim mowa jest dziś na wagę złota. Kontrolowanie go jest niezwykle ważne w przypadku przedsiębiorcy. Łatwo stracić balans pomiędzy życiem a pracą pracując u siebie, ale o tym z pewnością wiesz. 😊 W zapanowaniu nad czasem pomoże Ci kolejne narzędzie.

Toggl to aplikacja online pozwalająca mierzyć czas pracy. Zaczynasz pracę nad jakimś projektem? Realizujesz zadania związane z rozkręcaniem gabinetu?

Uruchom aplikację i odmierzaj czas. Przerywasz pracę lub kończysz? Zatrzymaj czas. Potem powiedz sobie „sprawdzam!” i zobacz, ile czasu poświęcasz na pracę, a ile zabierają Ci rozpraszacze.

Projekty, nad którymi pracujesz, możesz opisywać, dzięki czemu łatwo skontrolujesz, ile czasu zajęła Ci praca nad każdym z nich.

Twórz video to proste!

Coraz częściej mówi się o tym, że Facebook preferuje video. Godnym uwagi jest fakt, że ma ono o 1200% więcej udostępnień niż posty zawierające tekst i statyczne obrazy.* Wykorzystaj je jeszcze bardziej do promowania organizowanych warsztatów, kursów, postów blogowych czy kolejnych odcinków podcastu (o tym, czym jest podcast, pisaliśmy w artykule Podcasty w branży psychologicznej). Poniżej dwa łatwe w obsłudze i intuicyjne narzędzia do tworzenia video.

• Quik – Free Video Editor – aplikacja do tworzenia filmów na smartfonie lub tablecie. Klipy możesz tworzyć z nagrań video i zdjęć. Gdy wgrasz zdjęcia, program pomoże Ci wybrać najlepsze kadry i zaproponuje formę montażu. Możesz również dodać muzykę i tekst.

• Lumen5 – narzędzie pozwalające tworzyć krótkie video nawet z posta blogowego.

Wystarczy wkleić link, a program pobierze treść artykułu i stworzy z niego video. Do wyboru jest mnóstwo ścieżek dźwiękowych i zdjęć. Możesz także dodać własne fotografie.

Monitoruj internet!

A gdy już zadbasz o automatyzację publikacji w swoich social mediach i dodasz do nich świetne video, sprawdź, co o Twojej marce mówi się w Internecie. Którymi treściami z Twojego bloga, fanpage’a chętnie dzielą się klienci/firmy.

Narzędziem pozwalającym to kontrolować jest BRAND24 – polska aplikacja do monitoringu Internetu. Pokazuje zebrane na temat Twojej marki wypowiedzi od razu po ich opublikowaniu. Aplikacja ta poinformuje Cię, gdy w internecie pojawi się (np. w komentarzach na Facebooku, na Forach, Blogach itd.) np. Twoje imię i nazwisko. Może to być oczywiście inna fraza, jak np. nazwa Twojej specjalizacji, Twojej poradni.
Dzięki BRAND24 masz możliwość szybko dowiedzieć się o publikowanych opiniach o Twoim gabinecie lub poradni i odnieść się do nich w komentarzu. A także dodać je np. na swoją stronę.

Dodatkowo możesz ustawić narzędzie tak, by informowało Cię na temat wszelkich zapytaniach o polecanych psychoterapeutów. Dzięki temu możesz szybko odnaleźć taką wiadomość i zareklamować swoje usługi. Więcej informacji na stronie BRAND24.

Chcesz więcej? Czytaj dalej!

Chcesz poznać więcej narzędzi usprawniających pracę? Zachęcam Cię do lektury artykułu 14 narzędzi do zarządzania małą firmą, który pojawił się na blogu jakiś czas temu. Piszę w nim m.in. o narzędziach do przechowywania danych, wideokonferencji, księgowości i mailingu.

Podziel się, proszę tym artykułem u siebie. Niech pomaga innym. A jeśli polecasz inne przydatne narzędzia, koniecznie daj znać w komentarzu.

Bądźmy w kontakcie. Dołącz do newslettera, klikając w plusik poniżej.

* https://www.whatsapp.com/about/

** https://freshmail.pl/blog/video-content-w-social-media/