Prowadzisz gabinet lub poradnię? Jesteś sobie sterem, żeglarzem, okrętem? Masz dużo obowiązków i wrażenie, że ich nie ogarniasz? Przychodzę z pomocą! Poznaj narzędzia ułatwiające organizację pracy i poprawiające jej wydajność.

Organizacja pracy to nie lada wyzwanie, zwłaszcza gdy grafik wypełniony po brzegi sesjami, a do tego dochodzą obowiązki związane z zarządzaniem gabinetem lub poradnią i jego promocją. Narzędzia, o których opowiem w tym artykule, pomogą Ci lepiej zarządzać zadaniami, usprawnić komunikację, zautomatyzować działania i zaoszczędzić czas, który od tej pory będzie pod kontrolą. 😉 Z pewnością znajdziesz wśród nich coś dla siebie.

Zorganizuj się i sprawniej zarządzaj zespołem

   

Prokrastynacja to prawdziwy wróg organizacji. Jeśli również toczysz z nią nierówną walkę mam dla Ciebie sprzymierzeńca! Zainwestuj swoją energię (nawet po godzinach) na wdrożenie poniższych rozwiązań, a długofalowo zyskasz więcej możliwości i czasu do zagospodarowania na czas spędzony z najbliższymi, odpoczynek lub dodatkowe godziny pracy w miesiącu.

Nozbe – możliwości

Pozwala na:

• tworzenie list zadań i planowanie terminu ich realizacji (z podziałem na sprawy prywatne, firmowe, sportowe itd.)
• przydzielanie zadań współpracownikom. Dzięki niemu Twoje polecenia nie będą ginąć w gąszczu emaili lub w komunikatorze. Pracownicy będą widzieli bieżące zadania wraz z pożądanym terminem ich realizacji po zalogowaniu się do panelu. Gdy oznaczą oni zadanie jako zrealizowane, od razu będziesz o tym wiedział. Bez wymiany niepotrzebnych maili!
• powiadomienia o zmianie statusu zadania otrzymasz w formie sms-a lub e-maila

Tworzenie szablonów w Nozbe

Na zrzucie ekranu poniżej zobaczysz w jaki sposób stworzyć projekt, będący notatkami dotyczącymi klienta “Jan Kowalski” w Nozbe. Mam nadzieję, że zainspiruje Cie do stworzenia własnych, dopasowanych do Ciebie rozwiązań. Przedstawiony szablon, dla każdego nowego klienta pozwala na automatyczne stworzenie gotowych pól m.in. o tym:

• Ile czasu trwa jego sesja i jak często się powtarza (1h co tydzień)
• Kiedy będzie nabliższe spotkanie (15 czerwca)
• Jaki jest jego stan cywilny
• Jaka jest postawiona diagnoza
• Jaki jest plan na następną sesję (Do zrobienia na następną sesję)
• Jakie są kluczowe informacji i w nioski z pracy (Notatki z sesji)

Nozbe posiada bezpłatny, 30-dniowy okres testowy. W przypadku niewielkich gabinetów polecamy skorzystać z pakietu Nozbe Personal. Dla poradni bardziej sprawdzi się Nozbe Teams. Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Szybkie notatki, czyli Evernote

Evernote to aplikacja pozwalająca szybko dodać notatki z sesji i zachować je na serwerze. Pozwala ona na dostęp do nich z wielu urządzeń, na większość znajdziesz dedykowane aplikacje.

Jej wyróżnikiem bez wątpienia są:

• wygoda użytkowania. Evernote jest proste w obsłudze, pozwala na łączenie notatek (np. tworząc historię pracy z danym klientem), czy wyróżnianie poprzez dodawanie znaczników (możesz nimi oznaczyć notatki jako np. “ważne”).
• możliwość przechowywania nagrań głosowych (np. jeśli chcesz szybko nagrać ważne informacje lub plany na następne spotkanie pomiędzy sesjami)
• integracja z wspomnianym wcześniej Nozbe (dzięki czemu stworzone w Evernote notatki automatycznie wysyłane są do, wybranego powiązanego z nią projektu)
• funkcja skanowania plików PDF i JPG i wyszukiwania w nich treści. Dzięki niej możesz np. zeskanować historię choroby, czy wypis ze szpitala lub inne ważne dokumenty klienta i załączyć je do notatki. Funkcja wyszukiwarki umożliwi Ci przeszukiwanie ich treści. Rozczyta ona nawet odręczne pismo!
• możliwość łatwego wycinania fragmentów stron WWW i dodawania ich do notatek, dzięki wbudowanemu narzędziu.

Evernote możesz używać w podstawowej wersji bezpłatnie, lub jeśli masz większe potrzeby (np. skanowanie plików PDF i JPG) w wersjach płatnych. Ceny są bardzo atrakcyjne i wynoszą kolejno dla poszczególnych planów 11zł za miesiąc i 36zł za miesiąc. Więcej informacji znajdziesz pod tym linkiem.

Usprawnij komunikację!

   

Sprawna komunikacja z klientami, współpracownikami to dla mnie podstawa dobrej organizacji i zarządzania w firmie. Niewątpliwie, gdy nie działa, tracimy wiele czasu na ponowne ustalenia i kręcimy się w kółko, zamiast iść do przodu. W związku z tym przedstawiam narzędzie, które pomoże Ci ją usprawnić.

WhatsApp – to bezpłatny komunikator, z którego korzysta ponad miliard osób w ponad 180 krajach!* Umożliwia szybką komunikację poprzez wiadomości tekstowe lub nagrania głosowe.

 

 

Zautomatyzuj social media!

Planowanie postów w social mediach zabiera wiele czasu. Jeśli chcesz usprawnić ten proces, zacznij używać narzędzi do planowania postów w mediach społecznościowych. Ich automatyzacja to ogromna oszczędność czasu, który możesz przeznaczyć np. na sesje z klientami. Z pewnością odpowiednie zarządzanie mediami społecznościowymi to jeden z najlepszych sposobów na szybkie zwiększenie ruchu na stronie gabinetu. Oto narzędzia, które Ci w tym pomogą:

• Hootsuite – płatne narzędzie do planowania publikacji w mediach społecznościowych m.in. na Facebooku, LinkedIn czy Instagramie. Pozwala zarządzać i śledzić aktywności na wszystkich profilach oraz sprawdzać statystyki.

 

• Later – to narzędzie, które świetnie sprawdza się do planowania postów na Instagramie. 30 postów w miesiącu jest bezpłatnych.

Kontroluj czas pracy!

   

Często mówi się o nim, że przecieka przez palce i jest zasobem nieodnawialnym. Czas, bo o nim mowa jest dziś na wagę złota. Kontrolowanie go jest niezwykle ważne w przypadku przedsiębiorcy. Łatwo stracić balans pomiędzy życiem a pracą pracując u siebie, ale o tym z pewnością wiesz. 😊 W zapanowaniu nad czasem pomoże Ci kolejne narzędzie.

Toggl to aplikacja online pozwalająca mierzyć czas pracy. Zaczynasz pracę nad jakimś projektem? Realizujesz zadania związane z rozkręcaniem gabinetu?

 

Twórz video to proste!

Coraz częściej mówi się o tym, że Facebook preferuje video. Godnym uwagi jest fakt, że ma ono o 1200% więcej udostępnień niż posty zawierające tekst i statyczne obrazy.* Wykorzystaj je jeszcze bardziej do promowania organizowanych warsztatów, kursów, postów blogowych czy kolejnych odcinków podcastu (o tym, czym jest podcast, pisaliśmy w artykule Podcasty w branży psychologicznej). Poniżej dwa łatwe w obsłudze i intuicyjne narzędzia do tworzenia video.

 

• Lumen5 – narzędzie pozwalające tworzyć krótkie video nawet z posta blogowego.

Monitoruj internet!

A gdy już zadbasz o automatyzację publikacji w swoich social mediach i dodasz do nich świetne video, sprawdź, co o Twojej marce mówi się w Internecie. Którymi treściami z Twojego bloga, fanpage’a chętnie dzielą się klienci/firmy.

Chcesz więcej? Czytaj dalej!

Chcesz poznać więcej narzędzi usprawniających pracę? Zachęcam Cię do lektury artykułu 14 narzędzi do zarządzania małą firmą, który pojawił się na blogu jakiś czas temu. Piszę w nim m.in. o narzędziach do przechowywania danych, wideokonferencji, księgowości i mailingu.

Podziel się, proszę tym artykułem u siebie. Niech pomaga innym. A jeśli polecasz inne przydatne narzędzia, koniecznie daj znać w komentarzu.

Bądźmy w kontakcie. Dołącz do newslettera, klikając w plusik poniżej.

* https://www.whatsapp.com/about/

** https://freshmail.pl/blog/video-content-w-social-media/