Do zapisania jeden krok! ABC pisania e-maila powitalnego

Newsletter to absolutny must have w komunikacji z klientami. Pomaga budować grono zaufanych odbiorców, przekazywać informacje i utrwalać pozycję eksperta w branży. Od wielu lat jest w czołówce najskuteczniejszych kanałów komunikacji. W przeciwieństwie do social mediów, których algorytmy nieustannie się zmieniają, tu zdecydowanie łatwiej jest dotrzeć do wszystkich odbiorców.

Nadeszła chwila, kiedy mówisz: „zróbmy to” i startujesz ze swoim pierwszym mailingiem np. na platformie Mailerlite. Wybierasz jedno z wielu narzędzi do komunikacji, szykujesz sobie szablon, rozpisujesz terminarz i tematy. Osadzasz na stronie i działa! Jesteś gotowy/a! Zaczynają pojawiać się pierwsze zapisy, więc siadasz do napisania maila powitalnego, a w głowie… tylko pustka. Tak, pierwsze kroki nie dość, że najtrudniejsze, to w tym przypadku, decydujące.

Jak w kilku słowach przywitać się, zrobić wprowadzenie i przekazać o czym będziesz pisać? I to jeszcze w sposób, który sprawi, że odbiorcy będą z niecierpliwością czekać na kolejne wiadomości, a nie znudzą się po dwóch pierwszych zdaniach?

Wiadomość powitalną można śmiało porównać do pierwszego spotkania. „Pierwsze wrażenie robi się tylko raz” i w kontakcie z nowo poznanymi osobami jest to kwestia ułamka sekundy. Tworzysz je błyskawicznie, bo w zaledwie 0,1 do 30 sekund.

Dotyczy to nie tylko spotkań twarzą w twarz, ale również komunikacji e-mailowej. Na efekt pierwszego wrażenia „na żywo” składają się słowa, gestykulacja i głos. Ich odpowiednikiem w kontaktach za pomocą poczty elektronicznej są:

• treść,
• kolorystyka,
• grafika,
• czcionka i wielkość liter,

jakie zawierasz w swojej wiadomości. W tym przypadku, na rozwój relacji z Twoim odbiorcą, największy wpływ ma właśnie pierwszy e-mail.

To najważniejsza wiadomość ze wszystkich, które zostaną mu dostarczone po zapisaniu się do newslettera lub rejestracji do wydarzenia. I to od niego zależy, czy dokończy proces rejestracji i ostatecznie trafi na Twoją listę wysyłkową.

Jak nie trafić do SPAM-u?

W myśl zasady lepiej zapobiegać niż leczyć, warto się zabezpieczyć przed trafieniem do folderu spam, niż później dociekać co jest przyczyną niedostarczenia e-maila. Do najczęstszych należą:

1. Nieprawidłowe uwierzytelnienie poczty.
2. Zła reputacja adresu IP, domeny lub adresu e-mail.
3. Więcej grafiki niż treści.
4. Brak linku umożliwiającego wypisanie się z newslettera.

Na szczęście, w przypadku wiadomości powitalnych ciężej jest trafić do spamu, ponieważ nie są one wysyłane masowo, jak przy newsletterach. Najważniejsze, aby sprawdzić czy domena, adres IP i adres e-mail nie trafiły na czarną listę. Można to zrobić na dedykowanych stronach, np. https://mxtoolbox.com/.

Temat, który zachęci do otwarcia wiadomości

Jeśli porównać temat do pierwszego spotkania, to właśnie on decyduje o tym, co dzieje się w głowie odbiorcy w pierwszych sekundach, od otrzymania e-maila.

Użyj takich, które są krótkie, bezpośrednie i jasno określają, to co znajduje się w treści wiadomości. Czasem zachętą do zapisania się jest dostęp do darmowych treści, np. e-book lub nagranie webinaru. Jeśli w mailu znajduje się link do pobrania lub załącznik, to koniecznie zawrzyj to w temacie!

Staraj się nie pisać po prostu: „Witaj w newsletterze”. Jak to zastąpić? Przykładowe tytuły:

• „Miło Cię poznać!”
• „Potwierdź zapis do newslettera i odbierz e-booka”
• „Cześć, potrzebuję Twojej zgody”
• „Dziękuje za dołączenie! Łap ode mnie prezent.”
• Cześć [imię]! Cieszymy się, że jesteś z nami”

Protip: Pamiętaj żeby tytuł nie był dłuższy niż 50 znaków. Są ku temu dwa istotne powody:

1. Dłuższe tytuły są automatycznie ucinane.
2. Krótkie tytuły wzbudzają większe zainteresowanie.

Dla większej widoczności możesz zastosować symbole (odpowiednik emotek). Wyróżnią one wiadomość na tle tych, które zawierają wyłącznie tekst. Warto wybrać jedną, która będzie charakterystyczna dla Twojego newslettera. Taki e-mailowy znak rozpoznawczy 😉

Double opt-in, czyli potwierdź swojego e-maila

To weryfikacja, która pozwala potwierdzić, że adres e-mail jest prawdziwy oraz poświadczyć, że zapisu dokonał właściciel wpisanego adresu. Dzięki niej, utrzymasz jakość swojej bazy wysyłkowej oraz dostarczanie maili na wysokim poziomie.

Zdarza się, że na newsletter zapisuje się tzw. spam trap, czyli adres fikcyjnej osoby, który ma wyłapać nadawców wysyłających treści marketingowe, bez odpowiedniej zgody. Potwierdzenie zapisu pozwala sprawnie wyeliminować niepożądanego gościa.

Treść maila powitalnego

Głównym celem wiadomości powitalnej jest przedstawienie Twojej marki. Powinna być interesująca, ale nie musi być spektakularna. Tutaj dobrze sprawdzi się storytelling.

Opowiedz szczerze, kim jesteś, czym się zajmujesz, jaką wartość oferujesz i czego można oczekiwać od Twoich newsletterów. Możesz dodać też, kiedy i jak często będzie wysyłany mailing.

Jak urozmaicić maila?

Jeśli np. posiadasz bloga i masz sprawdzony artykuł, który bije rekordy wyświetleń (sprawdzisz to w Google Analitics), możesz śmiało go podlinkować. Taka wartość dodana, da szerszy kontekst Twoim czytelnikom, co robisz i jak to robisz. Pamiętaj tylko, żeby nie przesadzać z ilością linków, bo wiadomość zostanie odczytana jako podejrzana i momentalnie trafi do spamu.

Czy warto oferować usługi w pierwszej wiadomości?

Zadaniem powitalnej wiadomości jest również wywołanie akcji. W końcu to moment, kiedy odbiorca okazuje spore zainteresowanie. Jeśli prowadzisz kursy lub sprzedajesz e-booki, wspomnij o tym, który cieszy się największą popularnością i dorzuć kod rabatowy.

Dołącz do zaufanych odbiorców

Kolejny skuteczny zabieg, który sprawi, że Twoje maile będą trafiać tam, gdzie powinny. Dołącz do e-maila krótką instrukcję, jak można dodać Cię do zaufanych odbiorców. Jeśli ta wydaje Ci się zbyt skomplikowana, można również zmotywować do odpowiedzi na e-maila i przeniesienie go do głównej skrzynki odbiorczej. Te dwa proste kroki pomogą Ci uniknąć trafienia do zakładek z ofertami lub o zgrozo, do spamu.

Im bardziej Twój e-mail będzie wyglądać jak przyjacielska rozmowa między Tobą a Twoim subskrybentem, tym lepiej! Jeśli chcesz przekazać sporo szczegółów, ale boisz się utracić zainteresowanie odbiorcy – nagraj krótki film. Dodatkowy bonus, to wzbudzenie zaufania i sympatii 😉

Napisanie naprawdę dobrej wiadomości powitalnej wymaga czasu. Nawet jeśli ma Ci to zająć cały dzień i będziesz potrzebować burzy mózgów połowy zespołu – warto! To coś, czemu poświęcisz czas raz, a później pracuje za Ciebie automatycznie.

Chcesz poczytać więcej o newsletterach, jak to działa i po co je pisać? Poczytaj o tym, jak skutecznie prowadzić newsletter.

Masz pytania? A może chcesz coś dorzucić do naszej listy? Czekamy na komentarze, chętnie z Tobą porozmawiamy 🙂

Dziękujemy!

Zanim zamkniesz tę stronę, sprawdź swoją pocztę e-mail i zobacz, czy dotarło do Ciebie potwierdzenie z linkiem.

Jeśli nie ma, zobacz foldery: Spam, Promocje, Oferty itp.

Jeśli nigdzie nie ma tej wiadomości, może oznaczać, że Twoja poczta blokuje takie maile.

W takiej sytuacji napisz o tym na adres kontakt@mindness.pl

Zasługujesz na kalendarz wypełniony zapisami! I co najważniejsze? Spraw, by było to lekkie i łatwe...

***

Do zobaczenia po drugiej stronie,

Jesteśmy tu, by ci pomóc

Zapisz się na newsletter, by otrzymywać powiadomienia o kolejnych artykułach:

Chcę otrzymywać e-mail newsletter – informacje o nowościach, promocjach, produktach lub usługach Agencji Marketingowej Agnieszka Gajewska – na zasadach określonych w polityce prywatności.

Zapisuję się