5 sposobów na oszczędności w gabinecie lub poradni

blank

Psychologowie i psychoterapeuci zarabiają w naszym kraju najczęściej 100-160 zł brutto na godzinę (w gabinetach prywatnych). Wielu postronnym osobom taka stawka może wydawać się bardzo wysoka. Jednak najczęściej nie wiedzą one o kosztach, jako musi ponieść specjalista prowadząc swój gabinet. W tym wpisie podpowiemy, jak sprawniej zarządzać swoimi środkami.

Koszty – dobre i niedobre. Wolimy nie wydawać, a jednak obniżają nam podatki. Jakie koszty ponoszą właściciele placówek związanych z pomocą psychoterapeutyczną?

Należą do nich między innymi:

  • Podatek PIT (i opcjonalnie VAT)
  • Składka ZUS
  • Płatność za usługi księgowe
  • Czynsz za lokal i media
  • Szkolenia i kursy
  • Superwizja
  • Koszt reklamy i/lub abonamenty w portalach takich jak Twój Psycholog czy Znany Lekarz

Poniżej przedstawiam Ci 5 sposobów, dzięki którym większość właścicieli gabinetów lub poradni, prowadzących swoją działalność, może zaoszczędzić.

1. Forma opodatkowania oraz prowadzonej działalności.

Większość gabinetów, a często i poradni, to Jednoosobowe Działalności Gospodarcze rozliczane na podstawie książki przychodów i rozchodów. W tej formie spora część przychodów zostaje przeznaczona na podatek. Nie to, żebym miał coś przeciwko podatkom 😉 ale uważam, że jeśli jest legalna możliwość ich obniżenia, to warto z niej skorzystać i przeznaczyć zaoszczędzone środki na dalszy rozwój firmy.

blank

Ryczałt i Polski Ład

Od 2021 roku psychologowie i psychoterapeuci* mogą skorzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jest to podatek o stałej stawce 14% (dla psychologów) [2]. Stawka 14% będzie obowiązywała wraz z nadejściem Polskiego Ładu 1 stycznia 2022. Ta forma rozliczania może być dla Ciebie atrakcyjna, jeśli:

  • masz niskie koszty prowadzenia działalności. W przypadku ryczałtu koszty firmowe NIE obniżają podatku. Jest on zawsze stały i liczony od przychodów (a nie od dochodów, jak w np. Książce przychodów i rozchodów).
  • jesteś singlem. W przypadku ryczałtu nie możesz rozliczać się wspólnie z małżonkiem oraz nie otrzymujesz ulgi prorodzinnej (na dzieci).
  • gdy chcesz obniżyć wydatki na biuro księgowe. Koszt prowadzenia księgowości jest niski (na platformie wfirma już od 49zł netto/mc)

*Z ryczałtu mogą korzystać przedsiębiorcy używający kodu PKWiU 88.99.1. Powinni oni spełniać jego kryteria:

Pozostałe usługi pomocy społecznej bez zakwaterowania, gdzie indziej niesklasyfikowane dotyczy wyłącznie: – usług pomocy społecznej świadczonych przez psychologów, psychoterapeutów w placówkach innych niż zarejestrowane szpitale i niezwiązanych z prowadzeniem praktyki prywatnej – pomocy międzynarodowej dla ofiar katastrof, uchodźców i imigrantów, włącznie z udzielaniem schronienia.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Jeśli prowadzisz jakiś czas działalność i czujesz się już pewnie jako przedsiębiorca, to warto rozważyć założenie Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Plusami spółki z o.o. są:

  • Nie musisz płacić ZUS-u i możesz zatrudnić się w spółce płacąc niewielką kwotę za pełne ubezpieczenie zdrowotne (np. zatrudnienie na 1/8 etatu). Założenie spółki z o.o. jest także sposobem na uniknięcie większych opłat za ZUS powiązanych z Polskim ładem (który wchodzi w życie z 1 stycznia 2022).
  • Aktualnie (koniec 2021 roku) mamy bardzo atrakcyjny w skali Europy podatek dla spółek: 9% CIT. Zastępuje on dotychczasowy podatek PIT w JDG o wartości 18% (lub 32% w drugim progu podatkowym) lub podatek liniowy o wartości 19%.
  • Spółka w większym stopniu zabezpiecza majątek prywatny w razie potencjalnego bankructwa firmy. Znaczy to, że w przeciwieństwie do JDG – w razie kłopotów finansowych znacznie trudniej jest zająć przez wierzycieli majątek prywatny członków zarządu. W wielu sytuacjach da się tego uniknąć.[1]

 Minusami spółki z o.o. są:

  • Trzeba zapoznać się z zasadami działania spółki. Wiele działań, które dotychczas były proste w JDG, teraz mogą wymagać dodatkowej dokumentacji, opłat (np. za zmiany w KRS, zamknięcie roku) oraz innych  formalności.
  • Wzrasta koszt obsługi tzw. „pełnej” księgowości. Jej koszt to +/- 1000zł brutto miesięcznie (zależnie od doświadczenia biura, ilości dokumentów, lokalizacji)
  • By założyć tak funkcjonującą spółkę potrzeba przynajmniej dwóch osób. Część osób, która nie ma partnerów biznesowych rozwiązuje to, zakładając ją np. z małżonkiem.

Oczywiście każdy przypadek jest inny i warto umówić się na rozmowę z doradcą podatkowym, który podpowie jaka opcja prowadzenia działalności czy forma opodatkowania jest najkorzystniejsza. Koszt konsultacji u dobrego specjalisty to od 300zł/h wzwyż, jednak warto zainwestować te pieniądze. Szybko się zwrócą w postaci mniejszych comiesięcznych opłat.

blank

2. Wynajem gabinetu

Jeśli wynajmujesz u kogoś gabinet i masz nadwyżki finansowe, to zaproponuj właścicielowi, np. płatność kwartalną z góry w zamian za niższą opłatę miesięczną. Negocjuj! Być może opłacasz lokal już od wielu lat i robisz to terminowo. To bardzo dobry argument do negocjacji. Dla wynajmującego każda zmiana najemcy niesie niepewność i czasowy brak przychodu. Dlatego osoba, która jest „bezproblemowa” ma dla niego dużą wartość. Jeśli gabinet bywa okresowo pusty – np. z powodu pandemii, to warto uwzględnić ten argument w negocjacjach. W tym czasie nie zużywasz przecież mediów, a płacisz tak samo.

Może też np. zdarzyć się sytuacja, że masz 3-4 klientów dziennie, a wynajmowany  przez Ciebie lokal z płatnością miesięczną stoi przez większość dnia pusty. Warto w takiej sytuacji zaproponować właścicielowi lokalu aneks do umowy i podzielić się kosztami wynajmu z drugą osobą prowadzącą działalność, która będzie w nim obecna w pozostałych godzinach.

Dobrze jest zaoferować wynajmującemu pomoc w znalezieniu drugiej osoby. Ostatecznie i tak wyjdziesz na tym na plus.

Kolejnym argumentem będzie zaoferowanie np. częściowego remontu lokalu w zamian za obniżenie czynszu. Jeśli czujesz się na siłach – możesz np. raz w roku pomalować ściany lub zająć się innymi pracami, które Ty, lub ktoś bliski (np. mąż 😉 ) potrafi wykonać.

blank

Być może tak jak ja i wiele innych osób czujesz opory przed negocjowaniem ceny. Pamiętaj, że w najgorszym przypadku otrzymasz odmowę, a nic nie stracisz. Dobrym sposobem jest też np. „trening” negocjacji na mniejszych kwotach. W tym celu idź na najbliższy bazar i ćwicz negocjowanie podczas zakupów np. bakalii, owoców i innych drobnych produktów 🙂

3. Tańsza księgowość

Jeśli prowadzisz Jednoosobową Działalność Gospodarczą i masz niewiele faktur/rachunków miesięcznie, to może się okazać, że nie potrzebujesz szerokiego zakresu współpracy w kwestii księgowej. Możliwe, że wystarczy Ci bardzo prosta księgowość oparta o specjalistyczne platformy. W takich przypadkach miesięczna cena potrafi spaść nawet do kilkudziesięciu złotych! Ze swojej strony mogę polecić:

  • Wfirma – jest to platforma do automatycznego wystawiania (i wysyłania) faktur i rachunków, a także księgowania wydatków. Posiada ona możliwość np. automatycznego, comiesięcznego wystawiania (i wysyłania na wyznaczony adres e-mail) faktur/rachunków dla stałych klientów uczęszczających na psychoterapię. W pakiecie „Księgowość online” posiada ona wbudowaną obsługę księgową w cenie 49 zł netto miesięcznie. Więcej informacji pod linkiem: wFirma
  • mKsięgowość – wygodna usługa księgowa zwłaszcza dla posiadaczy kont firmowych w mBanku. Pozwala na tworzenie automatycznych przelewów, dopasowuje transakcje bankowe do operacji księgowych, sprawdza czy kontrahent opłacił fakturę. Pozwoli Ci to zaoszczędzić nawet klika godzin miesięcznie. Dodatkowo jest bardzo atrakcyjna cenowo. Najniższe pakiety zaczynają się już od 150zł złotych netto. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na oficjalnej stronie: mKsięgowość

4. Koszty reklamy gabinetu

Jeśli reklamujesz swoją stronę poprzez narzędzia takie jak:

  • Google Ads
  • Facebook Ads
  • Pozycjonowanie
  • i inne

Lub wykorzystujesz media społecznościowe do przekierowywania swoich odbiorców na Twoją stronę www, to warto jest popracować nad jej jakością. Im bardziej czytelna, intuicyjna, wzbudzająca zaufanie i przyjazna będzie Twoja strona, tym bardziej skuteczna (i tańsza!) będzie reklama. I tym samym mniej zapłacisz za pozyskanie kolejnych klientów.

By przeprowadzić zmiany na stronie, w pierwszej kolejności poproś przynajmniej 3 osoby, by zobaczyły Twoją stronę i przeszły przez kolejne podstrony tak, jakby były potencjalnym klientem. Co ważne – dobrze, by nie byli to bliscy członkowie rodziny czy przyjaciele, bo mogą być oni mało obiektywni. Im „dalsza” osoba, tym lepiej.

blank

Szybki czas ładowania strony

Ważnym czynnikiem jest także szybki czas ładowania strony. Uruchom swoją witrynę na telefonie (klienci będą najczęściej z niego korzystać podczas odwiedzin) i sprawdź czy ładuje się ona powyżej 3 sekund. Jeśli tak, to warto zlecić programiście jej optymalizację. Jeśli nie… to i tak warto ją zlecić, bo im szybsza jest strona, tym chętniej korzystają z niej odbiorcy.

Zaufanie

Wielu klientów trafiających na stronę z Internetu Cię zwyczajnie nie zna i potrzebuje argumentów, które wzbudzą zaufanie. Mają oni często obawy, że „źle” trafią. Uzasadnij im, że tak nie jest!

Zwróć uwagę czy na Twojej stronie jest Twoje (i/lub zespołu) zdjęcie, czy jest napisane, ile lat już pracujesz w zawodzie. Być może masz już jakieś opinie od klientów – jak tak, to koniecznie dodaj je na stronie głównej.

Posiadasz konto Znanego Lekarza i masz tam opinie? Skorzystaj z widgetu z opiniami, który możesz dodać na swojej stronie. Poproś swojego programistę o jego dodanie, np. w stopce strony.

Zobacz widget Znanego Lekarza

5. Serwisy abonamentowe

Używasz rozwiązań, za które płacisz co miesiąc, takich jak Twój Psycholog, Znany Lekarz, kalendarz rezerwacji online, platforma do wystawiania faktur online? Jak tak, to jeśli masz dużą pewność, że będziesz z nich korzystać przez kolejny rok – zapłać za rok z góry. Zazwyczaj oznacza to sporą obniżkę cenową w stosunku do płatności comiesięcznej.

Rozwiązanie to możesz zastosować także do pozostałych cyklicznych usług – takich jak usługi księgowe, opłata za serwer i domenę i inne. W każdym z tych przypadków zbiorcza płatność za np. rok z góry jest mocnym argumentem do negocjacji ceny.

Podsumowanie

Reasumując – mam nadzieję, że ten artykuł zainspiruje Cię do ograniczenia kosztów w firmie. Jeśli masz jeszcze jakieś pomysły, w jaki sposób właściciel gabinetu lub poradni może zaoszczędzić prowadząc działalność – napisz proszę o tym w komentarzu. Będę wdzięczny za każdą uwagę.

Powodzenia!

Szymon Gajewski

Źródła:

[1] https://www.norekwspolnicy.pl/blog/odpowiedzialnosc-wspolnikow-spolki-z-o-o

[2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ryczalt-od-przychodow-ewidencjonowanych-dostepne-stawki-ryczaltu

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Skontaktuj się

Ewa Goś Jeśli interesuje Cię współpraca z Mindness, to opisz nam swoje potrzeby w poniższym formularzu, a my damy Ci znać, jak możemy pomóc. Jeśli wolisz rozmawiać - na Twój telefon czeka Ewa Goś - nasza asystentka, która udzieli wszelkich informacji.




     

    blank