Prowadzenie własnego gabinetu psychoterapeutycznego wymaga pełnienia wielu ról. Organizacja, marketing, księgowość to tylko niektóre obszary, jakimi potrzebujesz się zająć. Poznaj narzędzia współczesnego managera, które pomogą Ci w zarządzaniu małą firmą. 

Otwierając własny gabinet psychoterapeutyczny, z pewnością masz więcej zadań do wykonania niż czasu. Dlatego potrzebujesz podjąć szereg działań usprawniających jego funkcjonowanie. Przeczytaj również – Współczesne sposoby rozwoju biznesu psychologicznego. Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi (również darmowych) ułatwiających prowadzenie własnego biznesu. Szkoda byłoby z nich nie skorzystać. Szkoda czasu. Oto, co pomoże Ci w zarządzaniu małą firmą:

1. Narzędzia pomocne w organizacji pracy firmy

W prowadzeniu własnej firmy przychodzi taki moment, w którym możesz być przytłoczona/y ilością działań. Mnogość obszarów do ogarnięcia nie pomaga w prowadzeniu terapii, jeśli wciąż myślimy o nowej umowie na prąd, o nieopłaconej fakturze, o odzyskaniu dokumentu, który się skasował na dysku itd… W dzisiejszych czasach można przechowywać większość danych i informacji firmowych w Internecie i mieć dostęp do swoich zasobów z każdego komputera i z komórki. Poniżej proste narzędzia, które polecamy:

• Trello – webowa (dostęp przez wyszukiwarkę) aplikacja do organizacji pracy. Posiada opcje tworzenia tablic, list i kart do poszczególnych projektów. Ułatwia współpracę z zespołem. Daje m.in. możliwość dodawania etykiet, komentarzy, załączników, tworzenia list zadań.
• Asana – narzędzie w języku angielskim. Pozwala przydzielać zadania w zespole i śledzić postępy prac.
• Google Calendar (Kalendarz Google) – aby z niego korzystać, potrzebujesz założyć sobie tylko konto na Google’u. Jeśli masz maila na Gmailu, to już je posiadasz. Jakie daje możliwości? Planowania, ustawiania przypomnień, synchronizacji z kalendarzem innej osoby, dodawania załączników do wydarzeń (to tylko niektóre z wielu funkcji).

2. Narzędzia do przechowywania danych „w chmurze”

Każda firma potrzebuje przechowywać dokumentację. Najlepiej jest mieć ją w kilku miejscach, np. na dysku komputera i w tzw. „chmurze”, czyli zewnętrznym serwerze obsługiwanym przez firmę hostingową.

• Google Drive (Dysk Google) – to narzędzie on-line służące do przechowywania danych. Dzięki niemu masz dostęp do Twoich dokumentów, zdjęć, nagrań na dowolnym komputerze, smartfonie czy tablecie. Dodatkowa zaleta, to łatwe udostępnianie danych (również tych mających zbyt duży rozmiar, aby załączyć je do maila). Bezpłatnie otrzymujesz 15 GB miejsca.
• Dropbox – to kolejne narzędzie w języku polskim do przechowywania danych i ich udostępniania. W wersji bezpłatnej pomieści 2 GB danych.
• MegaSync– pojemna chmura, aż 50 GB, dobrze wspierana, działająca bez zarzutu. Masz zarówno dostęp online, jaki i, po zainstalowaniu aplikacji, u siebie na komputerze. Wygląda na nim, jak zwykły folder. Korzystamy, polecamy.

3. Narzędzia do wideokonferencji

Narzędzia do wideokonferencji przydają Ci się do prowadzenia terapii on-line, szkoleń, komunikacji biznesowej lub organizowania wirtualnych spotkań ze współpracownikami. Czego możesz użyć do komunikacji on-line?

• Skype – to popularne narzędzie przydatne m.in. do przeprowadzania wideokonferencji w wysokiej rozdzielczości. Daje możliwość rejestrowania rozmów. W wersji dla biznesu (Skype for Business) możesz prowadzić konferencje do 250 osób.
• Google Hangouts – podobnie jak Skype pozwala na wysyłanie wiadomości, połączenia głosowe i rozmowy wideo. Do czatu grupowego możesz dodać nawet 100 uczestników. Darmowe rozmowy głosowe lub wideo są dostępne dla 10 osób.
• Zoom – Nowoczesna platforma do wideokonferencji. Do 500 uczestników wideo i 10 000 widzów. Połączenia video w wysokiej jakości HD. Świetna jakość połączeń. Dużo lepszy niż Skype. Wadą jest to, że jest tylko po angielsku na razie. Połączenie wymaga instalacji aplikacji na komputerze lub na komórce,  a następnie rezerwację pokoju i przesłanie uczestnikowi rozmowy linka na adres email.

4. Narzędzia do księgowości

Księgowość to dla wielu właścicieli firm najmniej przyjemny obszar do ogarnięcia. Tutaj również znajdziesz pomocne narzędzia:

• Infakt– intuicyjne narzędzie do samodzielnej księgowości i fakturowania. Przydatne szczególnie przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Posiada opcję księgowej on-line.

• wFirma– kolejne narzędzie do prowadzenia księgowości i fakturowania on-line. W ramach wybranego pakietu otrzymasz także pomoc specjalistów w dziedzinie kadr, podatków oraz wsparcie techniczne.
• iFirma – daje możliwość samodzielnego prowadzenia księgowości, skorzystania z pomocy biura rachunkowego, dedykowanej księgowej oraz fakturowania on-line.

5. Narzędzia do mailingu

Idealnym narzędziem budowania relacji z potencjalnymi klientami jest newsletter. Zgodnie z raportem „Email Marketing Industry Census” (Econsultancy 2017) 73% respondentów wskazuje go jako dobre lub wyśmienite narzędzie dostarczające wysoki ROI (wskaźnik zwrotu z inwestycji).* Do wysyłania newslettera potrzebujesz programu do obsługi mailingu.

• Freshmail– intuicyjne narzędzie w języku polskim dostępne przez Internet. Zawiera edytor szablonów. Posiada opcję analizy statystyk. Opłata uzależniona jest od wielkości bazy adresowej.
• Getresponse– platforma zawierająca zestaw prostych i skutecznych rozwiązań do mailingu. Również pozwala na analizę statystyk wysyłanych newsletterów.

To tylko niektóre narzędzia przydatne w zarządzaniu małą firmą. W temacie tworzenia zaplecza graficznego małej firmy odsyłam Cię do artykułu – Jak Canva zmieni Twoją działalność na zawsze.

Jeśli cierpisz na chroniczny deficyt czasu i brakuje Ci dobrej organizacji, wypróbuj powyższe narzędzia. A może już jakichś używasz i możesz polecić? Daj znać w komentarzu. Jeśli ten artykuł był dla Ciebie przydatny, prześlij go proszę dalej. Z góry bardzo dziękuję!

*https://iab.org.pl/wp-content/uploads/2018/06/HBRP-raport-IAB-04-18.pdf