Czyli formularze i formatki, które psycholog czy psychoterapeuta prowadzący sesje indywidualne powinien mieć w swoim gabinecie.
Psychologowie, psychoterapeuci i inni specjaliści zdrowia psychicznego prowadzą i systematycznie aktualizują dokumentację dotyczącą klientów – w NFZ jest to obowiązkowe, prywatnie – bardzo przydatne. Codzienną pracę i pamięć mogą wspomóc przeróżne formularze. Część z nich wypełniają Twoi klienci, część czytają czy podpisują na odpowiednim etapie procesu psychoterapeutycznego. Sprawdź, co to może być.
List powitalny
Amerykański naukowiec David Hartman tak nazwał garść informacji o Tobie jako pomagającym, które można zawrzeć w krótkim dokumencie w formie np. ulotki A5 czy broszury. Możesz go położyć w poczekalni albo na stoliku, na którym np. stawiasz wodę dla klienta.
Napisz tam, kim jesteś, w jakim nurcie pracujesz, jakie masz wykształcenie i co jest dla Ciebie najważniejsze w pracy z klientem. Oswoi to kogoś, kto odwiedzi Twój gabinet po raz pierwszy. Będzie wiedział, czego może się spodziewać.
Warto zawrzeć tam również ogólne informacje związane z kontraktem (jeśli taki podpisujesz) czy tajemnicą zawodową. Napisz, w jaki sposób i kiedy można odwołać umówioną u Ciebie sesję. Poinformuj, że nic, co dzieje się w gabinecie, nie wyjdzie poza i, że wszystko, o czym rozmawiacie, jest poufne. Taki dokument sprawi, że Twój klient poczuje się pewniej.
Przykładowe formatki broszury
Więcej formatek znajdziesz na Canvie – to prosty program do edycji obrazów graficznych. Do gotowych grafik wpisujesz tylko swoje treści, a potem zapisujesz w pliku pdf do druku i wysyłasz go do dowolnej drukarni online. Znajdziesz je nawet na Allegro.
Formularz oceny stanu psychicznego
W Polsce do oceny stanu psychicznego klienta na początku terapii stosuje się przeważnie Test Mini Mental. Stan psychiczny klienta możesz ocenić również wywiadem. Jednak taki test daje dużo więcej informacji o kliencie.
Wydrukuj i daj klientowi test do wypełnienia. Możesz trzymać druki w teczce opatrzonej imieniem i nazwiskiem klienta w zamkniętej szafce, bądź zeskanowane na dysku komputera w folderze chronionym hasłem.
Przechowuj większą ilość wydruków dla swoich przyszłych klientów, jeśl nie masz w pracy drukarki.
Wywiad możesz też notować w notatniku online. Przydatnym narzędziem okaże się Evernote.
Chcesz wypróbować? Założ na darmowy okres próbny: https://bit.ly/3czIFdA
Historia medyczna
W skutecznym leczeniu warto brać pod uwagę zdrowie klienta w ujęciu holistycznym. Choroby przewlekłe i przebyte operacje mogą wpływać na stan psychiczny. Warto więc mieć historię medyczną klienta, by zawsze, na każdym etapie pomagania, móc w nią zerknąć. Może będą tam informacje, które rozwieją Twoje wątpliwości pojawiające się w toku pracy z klientem.
Na to również warto mieć przeznaczoną teczką, zamykaną szafkę lub folder w komputerze na skany. Komputer zabezpiecz trudnym hasłem.
Jeśli nie masz pomysłu na trudne hasło, skorzystaj z generatora haseł.
Jeśli klient korzysta z prywatnej opieki medycznej, na pewno może dostarczyć Ci skany mailem. Oszczędź jemu i sobie niepotrzebnego drukowania kolejnych stron papierów. Przechowuj je w formie elektronicznej.
RODO
Klauzula informująca o przetwarzaniu danych osobowych to wymóg prawny.
Należy poprosić klienta o jej podpisanie przed rozpoczęciem leczenia.
Więcej na ten temat znajdziesz w tekście RODO w gabinecie psychologicznym.
Przykładowy formularz:
Zgoda na leczenie
Idealnie byłoby, jeśli każdy klient podpisał zgodę na leczenie w Twoim gabinecie.
Taki dokument uchroni Cię przed konsekwencjami prawnymi w razie wystąpienia trudności i ewentualnego wniesienia przez klienta zażalenia na Twój sposób leczenia.
W przypadku, gdy klient jest niepełnoletni, zgodę na leczenie podpisują rodzice bądź opiekunowie prawni.
Przykładowy formularz:
Pokwitowania płatności
Zbieraj potwierdzenia płatności kartą z terminala, jeśli taki posiadasz. Wystawiaj rachunki i faktury. Gromadź je tak, by klient zawsze mógł mieć do nich wgląd. Dzięki temu nie tylko będziesz działać zgodnie z prawem, ale też stworzysz relację opartą na profesjonalizmie i odpowiedzialności.
Jeśli szukasz dobrego programu do wystawiania faktur to polecamy Wfirma. To już nasza trzecia platforma, którą testujemy w Mindess, ale tej jesteśmy już wierni. Naprawdę dobrze się sprawdza przy naszych zróżnicowanych potrzebach.
Opis sesji
Opisuj sesje. To sprawi, że będziesz mógł z otwartą głową przystępować do kolejnych, bez obawy, że o czymś zapomniałeś. Bądź systematyczny. Po każdej sesji, zapisuj to co było w niej najważniejsze.
By pomóc w tej kwestii zaprojektowaliśmy notatnik dla specjalistów zdrowia psychicznego prowadzących sesje indywidualne – Notatki z sesji.
Ma ponad 300 stron. Podzielony został na sekcje takie, jak data i godzina następnego spotkania, zadania, które dajesz klientowi czy tematy, które pojawiły się w trakcie i będą kontynuowane na kolejnym spotkaniu. Takie notatnik zdecydowanie ułatwi Ci pracę w gabinecie.
Materiały pomocnicze i psychoedukacyjne
Jeśli w pracy z klientem używasz testów i formularzy – przechowuj je. W odpowiednich kontekstach przydadzą się poszczególne formaty. Warto mieć wydrukowane po 10-20 sztuk i od razu dać klientowi w trakcie rozmowy na dany temat. Wielu specjalistów daje także zadania do domu. Wówczas również mogą się przydać gotowe formaty dla klienta typu dzienniczek uczuć itp. Wszyscy wiemy, jak wygląda, jakie pytania powinny w nim być wpisane. Często dyktujemy je naszym klientom. Czy nie prościej byłoby dać im notes z gotowymi rubrykami? Lub chociaż zbiór kartek z zadrukiem tabel do wypełniania spiętych zszywaczem?
Kontrakt terapeutyczny
Niektórzy specjaliści spisują też kontrakt terapeutyczny. To jeden z najbardziej popularnych dokumentów w gabinecie psychoterapeuty.
Warto mieć zawarty na piśmie cel współpracy, do czego klient zmierza. Istotne są także zasady odwoływania i płatności za sesje Można się nich odnieść w momencie nieporozumienia. Unikniesz w ten sposób wielu potencjalnych trudności i niedomówień.
Jeśli jeszcze go nie masz, a chcesz stworzyć, to spisz na początek kilka podstawowych kwestii do dokumentu Word i przechowuj na komputerze. Wydrukuj kilka – nie za dużo. Dlaczego? Ponieważ W trakcie pracy będą Ci przychodziły do głowy kolejne ważne zasady, które warto dopisywać, a potem drukować kolejne wersje kontraktu. Miej zawsze wydrukowane kilka kopii do przodu.
Kodeks towarzystwa psychologicznego
Wydrukuj dokument “Kodeks Polskiego Towarzystwa Psychologicznego”. Połóż na stoliku, do którego klient ma dostęp po wejściu, w poczekalni. Najlepiej zalaminuj.
Dzięki niemu klient będzie miał możliwość zapoznania się z zasadami, którymi kierujesz w swojej pracy. Daje to poczucie bezpieczeństwa, które jest gwarantem dobrej relacji terapeutycznej.
Możesz go wydrukować w większym formacie i powiesić w ramce.
Ewaluacja
Kiedy kończysz proces psychoterapeutyczny/ cykl spotkań z klientem warto sprawdzić czy Twoje działania przyniosły oczekiwany przez klienta efekt. Możesz zapytać, a także ponownie przeprowadzić testy. Zapisz wyniki i obserwacje.
Zawrzyj w ewaluacji wskazówki dla klienta do dalszego funkcjonowania. Na pewno będzie on Ci wdzięczny. 🙂 To dokument całkowicie autorski – nie formularz. Zatem – zaplanuj jego wygląd. Wybierz do tego trochę lepszy papier – może papier firmowy z logo w rogu, które sprawią, że klient bardziej doceni otrzymany materiał. Ma on szansę wyróżnić się od zbioru czarno-białych wydruków, które gromadzą się przecież każdemu z nas w coraz grubszych segregatorach zadrukowanych kartek, kurzących się gdzieś na regale.
I pamiętaj! Wszystkie wypełnione dokumenty przechowuj w zamykanej na klucz szafce lub na dysku komputera, który chronisz silnym hasłem. Ich poufność jest warunkiem tego, że będziesz pracować zgodnie z zasadami etyki i prawa.
Monika Denkiewicz, psycholog, psychoterapeutka
i Agnieszka Gajewska z Mindness
- Jak sprawić, że klient poczuje połączenie z Tobą przez internet zanim jeszcze Cię pozna?
- Jak marka buduje zaufanie?
- Dlaczego spójność marki jest tak ważna w budowaniu zaufania Twoich klientów?
Odpowiedź na te pytania znajdziesz w naszym bezpłatnym e-booku o najważniejszych krokach do stworzenia marki psychoterapeuty w sieci.
Wpisz swoje imię i adres e-mail poniżej, aby uzyskać natychmiastowy dostęp do bezpłatnego e-booka!
Rozpoznawalny Terapeuta.
Pobierz e-booka