10 kroków do otwarcia własnego gabinetu psychoterapeutycznego

Po latach nauki i pracy na etacie postanawiasz otworzyć własną gabinet psychoterapeutyczny? Przed Tobą wiele do zrobienia. Aby ułatwić Ci stworzenie planu działania, napisałam ten artykuł. Przedstawiam w nim 10 kroków, które potrzebujesz wykonać, aby otworzyć własny gabinet psychoterapeutyczny.

Krok 1 – Założenie działalności gospodarczej

Gdy decydujesz się na otwarcie własnego gabinetu psychoterapeutycznego, decydujesz się na założenie firmy. Zanim to zrobisz:

• wybierz formę działalności gospodarczej (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna lub jedna ze spółek prawa handlowego, jeśli np. planujesz otwarcie centrum psychoterapeutycznego). Jeśli rozpoczynasz działalność, to warto postawić na nierejestrowaną działalność lub jednoosobową działalność gospodarczą. Prowadzenie spółki wymaga większej wiedzy i doświadczenia niż w przypadku JDG i jest to zazwyczaj dalszy etap prowadzenia działalności. Natomiast jeśli zakładasz gabinet ze wspólniczką/wspólnikiem, to warto pomimo wszystko rozważyć tę opcję, chociaż nie jest ona konieczna do wspólnego prowadzenia firmy. Dobrą praktyką jest spisanie w takiej sytuacji umowy z prawnikiem. Nawet jeśli wspólnik to ktoś Ci bliski – wtedy tym bardziej warto taką umowę podpisać, by w razie sytuacji konfliktowej móc się do niej odwołać.
• wybierz formę opodatkowania (na zasadach ogólnych, podatek liniowy, podatek CIT), pomoże Ci w tym doświadczona księgowa lub doradca podatkowy. W wielkim skrócie – jeśli chcesz prowadzić jednoosobowy gabinet, warto rozważyć skalę podatkową lub ryczałt. Jeśli myślisz o poradni – pomyśl o podatku liniowym. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o Polski Ładzie.
• wymyśl nazwę dla swojego gabinetu (o tym, jak to zrobić piszemy więcej tutaj)
• zdecyduj, kto będzie prowadził dokumentację finansową gabinetu (księgowa czy Ty). Zdecydowanie zalecamy skorzystanie z firmy księgowej, z uwagi na to, że
  -prowadząc księgowość samodzielnie możesz popełnić wiele kosztownych błędów oraz doprowadzić do kontroli skarbowych, które nie należą do najprzyjemniejszych doświadczeń. 😉
  -decydując się na samodzielne rozliczanie wysoce wskazane jest bycie na bieżąco z najnowszymi ustawami i przepisami.
  -We własnej działalności jest dużo pracy nad jej rozwojem, formalnościami, a do tego dochodzi świadczenie usług psychoterapeutycznych. Dla prowadzenia księgowości możesz nie mieć po prostu czasu.

Gdy znasz już odpowiedzi na powyższe pytania, potrzebujesz wypełnić kilka dokumentów i załatwić formalności związane z założeniem firmy. Możesz to zrobić na stronie www.firma.gov.pl, wypełniając formularz CEIDG lub w urzędzie miasta/gminy (instrukcję znajdziesz tutaj).

Kolejne kroki to załatwienie formalności w ZUS-ie i Urzędzie Skarbowym. Tutaj również pomoże Ci księgowa.

Krok 2 – Zadbaj o firmowy numer telefonu

Aby ułatwić kontakt potencjalnym klientom dobrze jest posiadać firmowy numer telefonu, który będzie dostępny w określonych godzinach. Pozwoli to na oddzielenie życia prywatnego i zawodowego.

Ustaw profesjonalne powitanie na poczcie głosowej, w którym przedstawisz się, poinformujesz o preferowanych godzinach kontaktu lub o tym, że oddzwonisz, gdy tylko będzie to możliwe.

Możesz też skorzystać z usługi aktywacji numeru stacjonarnego na telefonie komórkowym. Zwiększa to wiarygodność gabinetu w internecie. W internecie znajdziesz wiele ofert firm, które udostępniają taką usługę.

Krok 3 – Znajdź lokal

O ile nie planujesz prowadzenia gabinetu psychoterapeutycznego on-line, będziesz potrzebować lokalu do prowadzenia sesji z klientami. W zależności od posiadanego budżetu możesz go kupić lub wynająć (na dłuższy okres czasu lub na godziny). W tym celu przejrzyj strony www biur nieruchomości, skontaktuj się z agentami, popytaj znajomych lub w grupach na Facebooku.

Zwróć uwagę, m.in. na to, by gabinet nie był zbyt nasłoneczniony, sprawdź, czy ma klimatyzację, czy okna wychodzą na głośną ulicę, czy jest dostosowany dla niepełnosprawnych.

Dobry rozwiązaniem jest współdzielenie gabinetu – umów się z innym specjalistą (niekoniecznie psychoterapeutą lub psychologiem) na współdzielenie gabinetu. Możecie umówić się na „zmiany” – poranne i wieczorne lub co drugi dzień, w weekendy i dni powszednie itp.

Krok 4 – Stwórz stronę internetową

Jeśli masz mały budżet, prostą stronę możesz stworzyć samodzielnie, korzystając z gotowego szablonu na WordPress i dostosowując go do swoich potrzeb. Inna opcja to zlecenie strony specjaliście.

Zdecyduj również, jakiego rodzaju marketingu i kanałów komunikacji użyjesz, aby poprawić widoczność swojej witryny i przyciągnąć potencjalnych klientów (blog, newsletter, podcast, płatna reklama na Facebooku, reklama w Google Ads, portale dla specjalistów).

Krok 5 – Ubezpiecz się

Otwierając własną praktykę jako psycholog/psychoterapeuta dobrze jest posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej – OC. Pozwoli ono zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony klientów.

Krok 6 – Wykonaj profesjonalne zdjęcia

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużą rolę w budowaniu marki osobistej i pozycji eksperta odgrywają detale takie jak, chociażby profesjonalne zdjęcie na stronie www gabinetu. Wygląd zewnętrzny, wizerunek wpływają na postrzeganie Cię jako profesjonalisty.

Zdjęcie na stronę wykonane przez dobrego fotografa jest jednym z wielu ważnych elementów przekonujących potencjalnych klientów, że warto skorzystać z Twoich usług. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz również w sieci.

Krok 7 – Przygotuj wizytówki

Zanim otworzysz własny gabinet psychoterapeutyczny, przygotuj wizytówki. Prowadząc sesje, warsztaty, szkolenia będziesz spotykać wiele osób. Bez względu na to, czy będą to nowi klienci, czy osoby do budowania relacji biznesowych pozwól im się zapamiętać i miej przy sobie profesjonalną wizytówkę.

Projekt możesz wykonać samodzielnie w prostym programie graficznym Canva (więcej o nim piszemy tutaj), a druk zlecić specjalistom.

Krok 8 – Zdecyduj, czy będziesz akceptować płatność kartą i kup kasę fiskalną

Kiedy otwierasz własny gabinet psychoterapeutyczny, potrzebujesz zdecydować, jakie formy płatności umożliwisz klientom. Niektórzy terapeuci akceptują tylko gotówkę jednak opcja płatności kartą to duże ułatwienie i powszechna dziś forma. Wiele osób nie nosi przy sobie gotówki. Chcesz uniknąć zakłopotania, gdy klient spyta: „przepraszam, czy mogę zapłacić kartą?” Daj mu możliwość wyboru formy płatności. Wszystko, co ułatwi życie klienta, będzie działało na Twoją korzyść.

Warto skorzystać z usług fundacji Polska Bezgotówkowa, w której możesz otrzymać terminal płatniczy za darmo.

Jeśli planujesz otrzymywać płatność za usługę w gotówce, koniecznie kup kasę fiskalną. Kasa do wykonywania usług psychologicznych, nie musi być droga. Ważne jednak, by była to kasa fiskalna online, ponieważ od 1 stycznia 2024 roku będą one wymagane. „Zwykłe” kasy po tym okresie trzeba będzie wymienić.

Kasa fiskalna musi mieć możliwość połączenia z Centralnym Rejestrem Kas. W związku z tym podczas zakupu musisz wybrać, czy chcesz łączyć się za pośrednictwem kabla (LAN/Ethernet), WI-FI czy połączenia bezpośredniego (GPRS). Jeśli planujesz przyjmować wyłącznie w gabinecie, wystarczy Ci połączenie kablowe (lub WI-FI, jeśli nie lubisz kabli 😉 ).

Jednocześnie pamiętaj, by nie kupować używanej kasy fiskalnej. Takie urządzenie musi przejść kosztowną wymianę modułu fiskalnego oraz powinna być wyrejestrowana w Urzędzie skarbowym przez poprzedniego właściciela (bez tego nie można jej aktywować).

Krok 9 – Nawiąż relacje ze specjalistami z branży

Chcesz wiedzieć, jak skutecznie rozwinąć własny gabinet? Nawiąż kontakty z innymi terapeutami z rozkręconych gabinetów. Dowiedz się, co zrobili dobrze, jakie błędy popełnili po drodze, poproś o wskazówki. Część z nich z pewnością chętnie podzieli się swoim doświadczeniem. Relacje możesz nawiązać również w sieci.

Krok 10 – Znaj swoją wartość

Wiele osób otwierając własny gabinet psychoterapeutyczny zaniża stawki za sesje, myśląc, że to dobry sposób na przyciągnięcie klientów. Moja rada? Nie idź tą drogą! Znaj wartość swoją i swoich usług.

Podsumowując

Każdy początkujący przedsiębiorca (będziesz nim, gdy otworzysz własny gabinet 😊) popełnia błędy. Cóż prowadzenie firmy nie zawsze jest łatwe. Najważniejsze to wyciągać z nich naukę i nie poddawać się.

W rozkręcaniu gabinetu pomogą Ci treści z mojego bloga, więc zachęcam do dalszej lektury. Polecam Ci powiązany z tym artykułem wpis Jak otworzyć gabinet psychologiczny – Vademecum

Jeśli ten artykuł był dla Ciebie inspirujący, daj znać w komentarzu i poślij go dalej do osób z branży, które może zainteresować. Z góry dziękuję.

Bądź na bieżąco! Kliknij w plusik poniżej i dołącz do newslettera.

A jeśli szukasz optymalnego rozwiązania, mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Mamy nowy produkt w naszym sklepie, czyli nagranie ze szkolenia Jak otworzyć i rozkręcić gabinet psychologiczny. Kurs składa się z 5 paneli, które kolejno poruszają temat strategii biznesowej dla gabinetu, księgowości, RODO oraz marketingu internetowego i mediów społecznościowych. Link poniżej: