Po latach nauki i pracy na etacie postanawiasz otworzyć własny gabinet psychoterapeutyczny? Przed Tobą wiele do zrobienia, ale efekt będzie wart każdego wykonanego kroku! Nie wiesz, jak stworzyć kompleksowy plan działania? Obawiasz się, że w natłoku obowiązków i zadań do wykonania może Ci coś umknąć? Właśnie dlatego, postanowiłam napisać ten artykuł. Przedstawiam w nim 10 najważniejszych kroków, które trzeba wykonać, aby otworzyć własny gabinet psychoterapeutyczny. Ten wpis to efekt wielu lat współpracy i wsparcia w otwieraniu i rozkręcaniu poradni i gabinetów. To pigułka wiedzy, o której nikt nie mówił, a każdy jej potrzebował! Dzięki niej wystartowanie i podjęcie pierwszych działań pójdzie o wiele sprawniej. Zobacz sam/a 😉
„Najciężej jest ruszyć. Nie dojść, ale ruszyć. Bo ten pierwszy krok nie jest krokiem nóg, lecz serca. To serce najpierw rusza, a dopiero potem nogi za nim zaczynają iść…”
Wiesław Myśliwski
Krok 1 – Założenie działalności gospodarczej
Podjęcie decyzji o otwarciu własnego gabinetu psychoterapeutycznego, jest równoznaczne z decyzją o założeniu firmy. Zanim się na to zdecydujesz – przygotuj się odpowiednio i sprawdź, jakie masz możliwości.
- Wybierz formę działalności gospodarczej (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna lub jedna ze spółek prawa handlowego, jeśli np. planujesz otwarcie centrum psychoterapeutycznego). Jeśli rozpoczynasz działalność, to warto postawić na nierejestrowaną działalność lub jednoosobową działalność gospodarczą. Prowadzenie spółki wymaga większej wiedzy i doświadczenia niż w przypadku JDG i jest to zazwyczaj dalszy etap prowadzenia działalności. Natomiast jeśli zakładasz gabinet ze wspólniczką/wspólnikiem, to warto pomimo wszystko rozważyć tę opcję, chociaż nie jest ona konieczna do wspólnego prowadzenia firmy. Dobrą praktyką jest spisanie w takiej sytuacji umowy z prawnikiem. Nawet jeśli wspólnik to ktoś Ci bliski – wtedy tym bardziej warto taką umowę podpisać, by w razie sytuacji konfliktowej móc się do niej odwołać.
- wybierz formę opodatkowania (na zasadach ogólnych, podatek liniowy, podatek CIT), pomoże Ci w tym doświadczona księgowa lub doradca podatkowy. W wielkim skrócie – jeśli chcesz prowadzić jednoosobowy gabinet, warto rozważyć skalę podatkową lub ryczałt. Jeśli myślisz o poradni – pomyśl o podatku liniowym. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o Polski Ładzie.
- wymyśl nazwę dla swojego gabinetu (o tym, jak to zrobić piszemy więcej tutaj)
- zdecyduj, kto będzie prowadził dokumentację finansową gabinetu (księgowa czy Ty). Zdecydowanie zalecamy skorzystanie z firmy księgowej, z uwagi na to, że
-prowadząc księgowość samodzielnie możesz popełnić wiele kosztownych błędów oraz doprowadzić do kontroli skarbowych, które nie należą do najprzyjemniejszych doświadczeń. 😉
-decydując się na samodzielne rozliczanie wysoce wskazane jest bycie na bieżąco z najnowszymi ustawami i przepisami.
-We własnej działalności jest dużo pracy nad jej rozwojem, formalnościami, a do tego dochodzi świadczenie usług psychoterapeutycznych. Dla prowadzenia księgowości możesz nie mieć po prostu czasu.
Po uporządkowaniu powyższych spraw i podjęciu odpowiednich kroków czas na wypełnienie dokumentów i załatwienie formalności związanych z założeniem firmy. Możesz to zrobić na stronie www.firma.gov.pl, wypełniając formularz CEIDG lub w urzędzie miasta/gminy (instrukcję znajdziesz tutaj). Pamiętaj, że warto w pierwszej kolejności ustalić plan działania, a później zacząć działać. Unikniesz podejmowania decyzji w stresie i pod presją czasu, a to niezwykle istotne. Takie kwestie jak forma działalności czy rodzaj opodatkowania zostaną z Tobą na dłuższy czas. Warto więc podjąć przemyślaną decyzję.
Kolejne etapy to załatwienie formalności w ZUS-ie i Urzędzie Skarbowym. Tutaj również pomoże Ci księgowa.
Krok 2 – Zadbaj o firmowy numer telefonu
Chcesz ułatwić kontakt potencjalnym klientom? Postaw na firmowy numer telefonu, który będzie dostępny w określonych godzinach. Pozwoli to na oddzielenie życia prywatnego od zawodowego. Na późniejszym etapie unikniesz dzięki temu chaosu i szukania numerów klientów pomiędzy swoimi prywatnymi połączeniami. W momencie kiedy Twoja działalność nabierze już rozpędu i większych rozmiarów, możesz założyć tzw. Wirtualną Centralkę.
Główne korzyści:
- Nie musisz zmieniać numeru – pod jeden główny numer telefonu można podpiąć kilka kolejnych, a wirtualna centralka rozdziela połączenia przychodzące na wolne numery.
- Każdy klient się dodzwoni – nieograniczona liczba kanałów sprawia, że każdy klient będzie mógł się dodzwonić. A nawet jeśli zrezygnuje z połączenia, to jego numer i tak zostanie zarejestrowany. Będziesz mieć możliwość oddzwonienia w dowolnym dla Ciebie momencie.
Wirtualną Centralkę oferuje sieć Play jako jedną ze swoich usług dla klientów firmowych. Możesz też zainwestować w bardziej zaawansowane narzędzie jak np. Telestrada.
Pamiętaj, żeby ustawić profesjonalne powitanie na poczcie głosowej. Co powinno się znaleźć w takim komunikacie? Przedstaw się i/lub podaj nazwę gabinetu, poinformuj o preferowanych godzinach kontaktu lub o tym, że oddzwonisz, gdy tylko będzie to możliwe.
Możesz też skorzystać z usługi aktywacji numeru stacjonarnego na telefonie komórkowym. Obecnie telefon stacjonarny wciąż uznawany jest za oznakę profesjonalizmu. Dodatkowo zwiększa to wiarygodność gabinetu, zwłaszcza w internecie. W czasach, kiedy różnego rodzaju oszustwa i podejrzane strony są na porządku dziennym, to stacjonarny telefon jest jednym z czynników, które wzbudza zaufanie wśród potencjalnych klientów. W sieci znajdziesz wiele ofert firm, które udostępniają taką usługę.
Krok 3 – Znajdź lokal
O ile nie planujesz prowadzenia gabinetu psychoterapeutycznego on-line, będziesz potrzebować lokalu, w którym będziesz prowadzić sesje i spotykać się z klientami. W tym celu przejrzyj strony www biur nieruchomości, skontaktuj się z agentami, popytaj znajomych lub w grupach na Facebooku.
Polecamy Ci też do wstawiania ogłoszeń nasze dwie grupy:
1. Rozkręcamy gabinet psychologiczny – to grupa, która powstała z myślą o psychologach, psychoterapeutach i coachach, którzy planują lub posiadają własną działalność.
Dzielimy się tu nawzajem wiedzą, spostrzeżeniami i radami dotyczącymi skutecznego promowania prywatnych gabinetów, ośrodków lub poradni oraz zagadnień z zakresu prowadzenia własnej firmy. Pojawiają się tu również informacje o wynajmie i podnajmie gabinetów w różnych formach: na godziny, konkretne dni tygodnia czy okresy czasu. Niezależnie czy poszukujesz gabinetu, czy innych informacji, to istna kopalnia wiedzy i platforma wymiany doświadczeń między specjalistami z branży zdrowia psychicznego.
2. Ogłoszenia – grupa dla psychologów, psychoterapeutów i coachów – na tej grupie znajdziesz absolutnie wszystko, co może Cię zainteresować. Poza ogłoszeniami dotyczącymi gabinetów pojawiają się również szkolenia, chętni na szkolenia, praca, pracownicy, superwizje i warsztaty. Grupa ma na dzień dzisiejszy 4 tysiące aktywnych uczestników i ciągle się rozwija. Dołącz do nas, znajdź miejsce z potencjałem i zostań na dłużej 🙂
Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze gabinetu?
Zwróć uwagę, m.in. na to, by gabinet nie był zbyt nasłoneczniony. Urządzenie wnętrza, wybór mebli, kolorystyka i sposób oświetlenia mają istotny wpływ na atmosferę i uczucia ludzi. Wygląd gabinetu powinien inspirować do pozytywnych doświadczeń, budować zaufanie i tworzyć komfortowe środowisko do rozmów. Dlatego unikamy bezdusznych, białych ścian, niewygodnych krzeseł czy zimnych płytek na podłodze. Na temat wyposażenia i wystroju gabinetu powstał oddzielny artykuł. Jeśli jeszcze nie czytałeś/aś to koniecznie nadrób zaległości.
Sprawdź również, czy gabinet ma klimatyzację i działające ogrzewanie, czy okna wychodzą na głośną ulicę, czy nie sąsiadujesz z miejscem, które będzie słychać w gabinecie. Warto zainteresować się zarówno okolicą jak i sąsiedztwem. Zobacz czy jest dostosowany dla niepełnosprawnych i jak wygląda kwestia miejsc parkingowych. Sprawdź też, czy spełnia aktualne wymagania sanepidu. Dla przykładu każdy lekarz niezależnie od specjalizacji, powinien mieć w swoim gabinecie dostęp do ciepłej wody. Dla gabinetu psychiatry więc obowiązują przepisy sanepidu.
Dobrym rozwiązaniem jest współdzielenie gabinetu – umów się z innym specjalistą (niekoniecznie psychoterapeutą lub psychologiem) na współdzielenie gabinetu. Możecie umówić się na “zmiany” – poranne i wieczorne lub co drugi dzień, w weekendy i dni powszednie itp.
Krok 4 – Stwórz stronę internetową
Jeśli masz mały budżet, prostą stronę możesz stworzyć samodzielnie, korzystając z gotowego szablonu na WordPress i dostosowując go do swoich potrzeb. Jest to jednak zajęcie dość czasochłonne i dla osoby nieobeznanej w temacie może stanowić nie lada wyzwanie. Do tego dochodzą pozostałe niuanse jak różnego rodzaju wtyczki, osadzanie kalendarza rezerwacji na stronie czy dopasowywanie jej tak, aby była responsywna (dopasowana do urządzeń mobilnych). Ponad połowa ruchu w sieci pochodzi z urządzeń mobilnych. Dlatego tak ważne jest, aby twoja strona była im przyjazna. Więcej na ten temat przeczytasz TUTAJ. Jeśli jednak chcesz podjąć rękawice i stworzyć stronę, to zapraszamy na konsultacje. Nie tylko powiemy Ci, co powinno się na stronie znaleźć, ale również pomożemy zbudować markę terapeuty.
Zapisz się na konsultacje:
3-godzinna Konsultacja – Dobra strona terapeuty
Usługa konsultacji WWW Twoja Dobra Strona dedykowana jest osobom z branży pomocowej – psychologom, psychoterapeutom, coachom, mentorom rozwoju osobistego potrzebującym wsparcia marketingowego, szukającym rozwiązań dla konkretnych zagadnień z tematyki budowania marki terapeuty, poradni oraz jej…
Inną opcją jest zlecenie strony specjaliście. Twoja strona to wizytówka Twoja i Twojego gabinetu. Obecnie większość osób, zanim zdecyduje się na wybór konkretnego specjalisty, googluje go. Źle zaprojektowana strona momentalnie zniechęca do kontaktu, a trzeba pamiętać, że odwiedzający dosyć szybko wyrabia sobie zdanie na temat tego, co widzi. Tym bardziej że branża zdrowia psychicznego to dosyć delikatny obszar.
Dobrze zaprojektowana strona gabinetu lub poradni:
- wzbudza zaufanie,
- jest funkcjonalna i intuicyjna (łatwo na niej znaleźć informacje),
- odpowiada na pytania nurtujące Twoich klientów,
- szybko się ładuje i jest responsywna,
- jest dostosowana do specyfiki usług psychologicznych,
- jest napisana przez doświadczonego copywritera, który rozumie branżę.
Obecnie na rynku jest sporo agencji zajmujących się projektowaniem stron internetowych. Jednak lata obserwacji pozwoliły nam wyciągnąć kilka wniosków. Przede wszystkim, działają one według pewnych schematów niezależnie od branży. Branża zdrowia psychicznego jest na tyle wyjątkowa, że ogromnym błędem jest podchodzenie do strony stricte sprzedażowo. Terapia to nie kupno odkurzacza czy wizyta w kawiarni. W przekaz strony trzeba włożyć kawałek serca, tak aby klient zaufał, poznał Twoje wartości i finalnie zapisał się na sesję. Chcesz dowiedzieć się więcej jak zaplanować stronę internetową twojego gabinetu? Dowiedzieć się co jest ważne, a czego unikać? Zobacz naszą ofertę „Strona dla psychologa„.
Zdecyduj również, jakiego rodzaju marketingu i kanałów komunikacji użyjesz, aby poprawić widoczność swojej witryny i przyciągnąć potencjalnych klientów. Opcji jest naprawdę wiele. Wśród najbardziej popularnych znajdują się:
- blog,
- social media (Facebook, Instagram, TikTok)
- newsletter,
- podcast,
- Facebook Ads,
- reklama w Google Ads.
Wśród tych mniej oczywistych, chociaż coraz bardziej popularnych opcji masz kilka możliwości. Na przeciw potrzebom psychologów, psychoterapeutów, coachów i psychiatrów wychodzą takie portale jak Znany Lekarz czy Twój Psycholog. Powstaje również coraz więcej grup tematycznych na Facebooku czy kanałów na YouTube poświęconych zagadnieniom dobrostanu psychicznego. Całą wiedzę zebraliśmy w naszym artykule Jak promować gabinet psychologiczny.
Krok 5 – Ubezpiecz się
Otwierając własną praktykę jako psycholog/psychoterapeuta dobrze jest posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej – OC. Pozwoli ono zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony klientów.
Krok 6 – Wykonaj profesjonalne zdjęcia
Dobre zdjęcie jest jak Raffaello: wyraża więcej niż tysiąc słów. Odpowiednio dobrane treści i słowa na Twojej stronie są niezwykle ważne, jednak bez zdjęć – czegoś im brakuje. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużą rolę w budowaniu marki osobistej i pozycji eksperta odgrywają pozorne detale. Do profesjonalnej sesji zdjęciowej na stronie internetowej gabinetu dużo osób podchodzi po macoszemu. Tutaj przypomina mi się scena z filmu Air, który opowiada historie pozyskania Michaela Jordana do kampanii Nike (swoją drogą bardzo polecam). Jeden z pracowników poirytowany całym procesem zamiast słynnego sloganu Let’s do it (zróbmy to!), mówi Nike — let’s just get over with it (Nike — miejmy to już z głowy). Serio, mam tę scenę przed oczami, kiedy rozmawiam z moimi klientami o sesji zdjęciowej 😉
Wiem, że ta niechęć związana też jest z obawami odnośnie tego jak się wypadnie i czy w ogóle wypada się tak reklamować. Wygląd zewnętrzny, wizerunek wpływają na postrzeganie Cię jako profesjonalisty. Nie patrz na to jak na reklamę, tylko na uzupełnienie komunikatu zawartego na stronie: jestem dla Ciebie wsparciem, możesz mi zaufać. Zdjęcie na wykonane przez dobrego fotografa odda Twoje wartości, ciepło, empatię i profesjonalizm. Pamiętaj, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz również w sieci. Odpowiednio wykonany portret jest pierwszym krokiem, który wykonujesz w celu nawiązania relacji z klientem. Fotograf Justyna Kastyak na swoim blogu pisze:
„W przypadku psychologa osobowość to nie dodatek, tylko podstawa dobrej współpracy. Klient w pracy z psychoterapeutą, psychologiem lub coachem odsłania siebie, a to bywa trudnym doświadczeniem. Dlatego szukając właściwego specjalisty, chce się upewnić, że ta osoba zadba o jego poczucie bezpieczeństwa. Oraz że będzie zaangażowana w pracę i nieoceniająca, a ich relacja oparta będzie na szacunku i życzliwości.
Szukając psychologa w sieci, klient najpierw zwróci uwagę na zdjęcie – jeśli go zachęci, przeczyta tekst. Jeśli nie – przewinie dalej. Dlatego skuteczne zdjęcie psychologa, terapeuty lub coacha powinno przede wszystkim wywołać w kliencie pozytywne emocje i zapewnić go: będziesz w dobrych rękach”.
Justyna, która współpracuje z Mindness, w swojej ofercie poza sesjami wizerunkowymi ma również sesje dla psychologów, coachów i terapeutów. Efekty jej pracy możesz obejrzeć na stronie https://usmiechprosze.pl/.
Krok 7 – Przygotuj
wizytówki
Zanim otworzysz własny gabinet psychoterapeutyczny, przygotuj wizytówki. Prowadząc sesje, warsztaty, szkolenia będziesz spotykać wiele osób. Bez względu na to, czy będą to nowi klienci, czy osoby do budowania relacji biznesowych pozwól im się zapamiętać i miej przy sobie profesjonalną wizytówkę. Dobrze jest mieć w portfelu kilka zapasowych sztuk niezależnie od okazji. Nigdy nie wiesz, kiedy może Ci się przydać.
Projekt możesz wykonać samodzielnie w prostym, darmowym programie graficznym typu Canva (więcej o nim piszemy tutaj) lub Vista Create, a druk zlecić specjalistom.
Krok 8 – Zdecyduj, czy będziesz akceptować płatność kartą i kup kasę fiskalną
Kiedy otwierasz własny gabinet psychoterapeutyczny, potrzebujesz zdecydować, jakie formy płatności umożliwisz klientom. Niektórzy terapeuci akceptują tylko gotówkę jednak opcja płatności kartą to duże ułatwienie i powszechna dziś forma. Wiele osób nie nosi przy sobie gotówki. Chcesz uniknąć zakłopotania, gdy klient spyta: „przepraszam, czy mogę zapłacić kartą?” Daj mu możliwość wyboru formy płatności. Wszystko, co ułatwi życie klienta, będzie działało na Twoją korzyść. Zanim zdecydujesz się na terminal, warto również zapoznać się z kosztami, które się z nim wiążą. Nie chodzi tu tylko o cenę terminala, ale również o prowizję i warunki korzystania. Łatwiej będzie Ci to później uwzględnić w kosztach i pilnować, aby Twój gabinet był dochodowy.
Warto skorzystać z usług fundacji Polska Bezgotówkowa, w której możesz otrzymać terminal płatniczy za darmo.
Jeśli planujesz otrzymywać płatność za usługę w gotówce, koniecznie kup kasę fiskalną. Kasa do wykonywania usług psychologicznych, nie musi być droga. Ważne jednak, by była to kasa fiskalna online, ponieważ od 1 stycznia 2024 roku będą one wymagane. Zwykłe kasy po tym okresie trzeba będzie wymienić.
Kasa fiskalna musi mieć możliwość połączenia z Centralnym Rejestrem Kas. W związku z tym podczas zakupu musisz wybrać, czy chcesz łączyć się za pośrednictwem kabla (LAN/Ethernet), WI-FI czy połączenia bezpośredniego (GPRS). Jeśli planujesz przyjmować wyłącznie w gabinecie, wystarczy Ci połączenie kablowe (lub WI-FI, jeśli nie lubisz kabli 😉 ).
Jednocześnie pamiętaj, by nie kupować używanej kasy fiskalnej. Takie urządzenie musi przejść kosztowną wymianę modułu fiskalnego oraz powinna być wyrejestrowana w Urzędzie skarbowym przez poprzedniego właściciela (bez tego nie można jej aktywować).
Krok 9 – Nawiąż relacje ze specjalistami z branży
Chcesz wiedzieć, jak skutecznie rozwinąć własny gabinet? Nawiąż kontakty z innymi terapeutami z rozkręconych gabinetów. Dowiedz się, co zrobili dobrze, jakie błędy popełnili po drodze, poproś o wskazówki. Część z nich z pewnością chętnie podzieli się swoim doświadczeniem.
Relacje możesz nawiązać również w sieci. Tutaj również doskonałym źródłem informacji i doświadczenia będzie nasza, wspomniana już wyżej grupa na Facebooku Rozkręcamy Gabinet Psychologiczny. Warto dołączyć również do grupy na LinkedIn Marketing dla Psychoterapeutów.
Takie grupy to nie tylko idealny panel do wymiany doświadczeń, ale również doskonała platforma do nawiązywania relacji biznesowych.
Jeśli masz w planach prowadzenie bloga lub nagrywanie podcastów to doskonale sprawdzają się wywiady z różnymi specjalistami z branży. Nie tylko zaczerpniesz inspiracji, ale również doświadczysz wartościowych treści swoim odbiorcom.
Sprawdź, czy nie ma tematycznych eventów lub konferencji w najbliższym czasie. To są świetne okazje, żeby złapać wartościowe kontakty.
Krok 10 – Znaj swoją wartość
Wiele osób otwierając własny gabinet psychoterapeutyczny zaniża stawki za sesje, myśląc, że to dobry sposób na przyciągnięcie klientów. Moja rada? Nie idź tą drogą! Znaj wartość swoją i swoich usług.
Weź pod uwagę średnią rynkową stawkę terapeutów z twoim doświadczeniem, wszystkie koszty, jakie ponosisz, ilość godzin, jakie chcesz przeznaczyć na sesję oraz ile chcesz docelowo zarabiać „na czysto”. Rozpisanie sobie, w jakim miejscu jesteś, a do jakiego chcesz dążyć, ułatwi Ci zorganizowanie planu działania i modyfikowanie go w razie potrzeby.
Podsumowując
Każdy początkujący przedsiębiorca (będziesz nim, gdy otworzysz własny gabinet 😊) popełnia błędy. Cóż prowadzenie firmy nie zawsze jest łatwe. Najważniejsze to wyciągać z nich naukę i nie poddawać się.
W rozkręcaniu gabinetu pomogą Ci treści z mojego bloga, więc zachęcam do dalszej lektury. Polecam Ci powiązany z tym artykułem wpis Jak otworzyć gabinet psychologiczny – Vademecum
Jeśli ten artykuł był dla Ciebie inspirujący, daj znać w komentarzu i poślij go dalej do osób z branży, które może zainteresować. Z góry dziękuję.
Bądź na bieżąco! Kliknij plusik poniżej i dołącz do newslettera.
A jeśli szukasz optymalnego rozwiązania, mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Mamy nowy produkt w naszym sklepie, czyli nagranie ze szkolenia Jak otworzyć i rozkręcić gabinet psychologiczny. Kurs składa się z 5 paneli, które kolejno poruszają temat strategii biznesowej dla gabinetu, księgowości, RODO oraz marketingu internetowego i mediów społecznościowych. Link poniżej:
Twój gabinet – Jak otworzyć i rozkręcić gabinet
Dlaczego kurs “Twój gabinet” Planujesz otwarcie własnego gabinetu psychoterapeuty, psychologa czy psychiatry? By go otworzyć i rozwinąć, sprawić, by był legalny, rozpoznawalny i wzbudzał zaufanie, potrzebujesz jedynie dowiedzieć się, jak to wykonać. Kurs online: Twój…